Odpověď na Váš dotaz je třeba dovozovat nepřímo z některých ustanovení zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, v platném znění (dále jen zákon).

Předně zákon nezná ve vztahu k účetnímu dokladu, který náleží mezi účetní záznamy, pojem „kopie“. Z toho lze dovodit, že není možné provádět účetní záznamy v účetních knihách pouze na základě „ kopie“ dokladu (viz např. ustanovení § 4 odst. 10 zákona, citujeme: „Účetním záznamem se rozumí data, která jsou záznamem veškerých skutečností týkajících se vedení účetnictví. Každou skutečnost týkající se vedení účetnictví jsou účetní jednotky povinny zaznamenávat výhradně jen účetními záznamy.“)

Shora uvedené tvrzení dokládá mj. též ustanovení § 5 odst. 2 zákona, citujeme: „Účetní jednotky jsou povinny zaznamenávat účetní případy v účetních knihách (dále jen „účetní zápisy“) pouze na základě průkazných účetních záznamů podle odstavce 1.“

Zákon vyžaduje, aby účetní záznamy byly pořizovány způsobem, zaručujícím trvalost (viz § 8 odst. 1).

Mezi základní náležitosti účetního dokladu dle § 11 odst. 1 písm. f) patří podpisový záznam osoby odpovědné za účetní případ (v případě pokladního příjmového dokladu podpis osoby, která pokladní operaci realizovala a doklad vystavila).

Dle § 33 může mít účetní záznam tedy i doklad formu listinnou, technickou nebo smíšenou. Za listinnou formu se považuje účetní záznam provedený na analogový nosič rukopisem, psacím strojem, tiskařskými nebo reprografickými technikami anebo tiskovým výstupním zařízením výpočetní techniky, jehož obsah je pro fyzickou osobu čitelný. Současně podle ustanovení § 33a odst. 1 písm. c) zákona, aby byl účetní záznam týkající se skutečností uvnitř účetní jednotky průkazný, musí k němu být připojen podpisový záznam osoby oprávněné a odpovědné za pokladní operaci. Připojením podpisového záznamu se rozumí v případě účetního záznamu v listinné formě jeho podepsání vlastnoručním podpisem (viz § 33a odst. 5 písm. a/ zákona).

O přijaté hotovosti do pokladny je účetní jednotka na požádání povinna plátci vystavit příjmový pokladní doklad (viz např. § 16 zákona č. 634/1992 Sb., o ochraně spotřebitele). Doklad by měl být v případě listinné formy originální nejméně v případě podpisových záznamů.

Doporučujeme postup, kdy jsou vystaveny se stejným číselným a případně též písmenným označením dva originální příjmové pokladní doklady. Jeden výtisk pro potřeby plátce částky, druhý pro potřeby účetních záznamů v účetních knihách výstavce dokladu.