Nepřístupný dokument, nutné přihlášení
Input:

Cestovní náhrady - náhrada jízdních výdajů

11.1.2018, , Zdroj: Verlag Dashöfer

Cestovní náhrady – náhrada jízdních výdajů

Jaroslava Pfeilerová

Pojem

Mezi cestovní náhrady, na které má zaměstnanec vyslaný na pracovní cestu nárok, patří náhrady jízdních výdajů. Podmínky pracovní cesty určí předem zaměstnavatel, který mimo jiné vymezí, jakým způsobem se bude zaměstnanec na pracovní cestě přepravovat. Podmínky stanovené zaměstnavatelem je zaměstnanec povinen dodržet. Pracovní cesta může být vykonána autobusem, vlakem, letadlem, lodí, služebním automobilem, pěšky, městskou hromadnou dopravou, vlastním vozidlem, taxíkem apod. Ve vazbě na zaměstnavatelem určený přepravní prostředek budou zaměstnancům proplaceny jízdní výdaje stanovené zákoníkem práce.

Veřejné dopravní prostředky

Cenu jízdného prostředků hromadné přepravy (např. autobusu, vlaku, letadla, lodi, taxíku apod.) zaměstnanec prokazuje dokladem (nejčastěji jízdenkou). Zákoník práce umožňuje proplacení cestovních náhrad i v případě nedoložení příslušného dokladu. Jedná se však o výjimečné plnění, ke kterému zaměstnavatel není povinen.

Příklad 1

Pan Holý vykonal podle příkazů zaměstnavatele pracovní cestu autobusem z Ostravy do Brna. Při vyúčtování cestovních náhrad pan Holý zjistil, že ztratil jízdenku. Zaměstnavatel zaměstnanci jízdní výdaje proplatil i bez předložení příslušného dokladu. Postup zaměstnavatele je v souladu se zákoníkem práce a proplacené náhrady si může daňově uplatnit. Z hlediska zaměstnance je náhrada jízdních výdajů v ceně jízdenky příjmem, který není předmětem daně ze závislé činnosti.

Příklad 2

Zaměstnavatel svým zaměstnancům ve výjimečných případech na pracovních cestách povolil používat vozidla taxislužby. Tento způsob dopravy byl zaměstnavatelem vnitřní směrnicí povolen při nočních návratech z pracovních cest, kdy je omezen provoz MHD.

Příklad 3

Zaměstnavatel vyslal vlakem na pracovní cestu tři zaměstnance, kteří si z důvodu úspory finančních prostředků zakoupili levnější společnou jízdenku. Po ukončení pracovní cesty vyplnil každý zaměstnanec vlastní vyúčtování, ve kterém uplatnil 1/3 jízdného. Originál byl založen u vyúčtování jednoho ze zaměstnanců. U vyúčtování dvou zbývajících zaměstnanců byla založena fotokopie s informací, kde je založen originál dokladu.

Příklad 4

Žáci základní školy spolu s pedagogickým dozorem navštívili divadelní představení. Samostatnou jízdenku si zakoupil pedagog a druhá jízdenka (společná) byla zakoupena za žáky. Tento postup je správný, protože pokud budou učitelé, kteří cestují společně s žáky, požadovat proplacení jízdenky, musejí její hodnotu prokázat dokladem. Učitelé mají jako zaměstnanci v souladu se zákoníkem práce nárok na proplacení cestovních náhrad (účtováno na účet 512). To však již neplatí pro žáky, jejichž jízdenka bude proplacena z jiných zdrojů (nejčastěji se jízdenka rozpočítá na žáky, kteří si sami uhradí příslušný podíl).

Městská hromadná doprava

  • Při použití MHD v obci, ve které má zaměstnanec sjednáno místo výkonu práce, je zaměstnavatel povinen poskytnout náhradu jízdních výdajů ve výši odpovídající ceně jízdného platné v době konání pracovní cesty, aniž by zaměstnanci museli jízdní výdaje prokazovat.

  • Při použití MHD při pracovní cestě mimo obec, ve které má zaměstnanec sjednáno místo výkonu práce, náleží náhrada jízdních výdajů v prokázané výši.

Příklad 5

Paní Holá má v pracovní smlouvě sjednáno místo výkonu práce Brno, Smetanova 15.

  • Při pracovních cestách městskou hromadnou dopravou v rámci Brna paní Holá nemusí zaměstnavateli jízdní výdaje prokazovat dokladem o nákupu jízdenky. Zaměstnavatel v termínech stanovených vnitřním předpisem (např. jedenkrát měsíčně) podle vykázaného počtu cest vyčíslí náhradu jízdních výdajů a příslušnou částku paní Holé vyplatí.

  • Paní Holá vykonala pracovní cestu do Kyjova (tj. mimo Brno, kde má sjednáno místo výkonu práce). Na základě podmínek pracovní cesty stanovených zaměstnavatelem paní Holá použila při cestě z bydliště na nádraží MHD a z nádraží do Kyjova autobus. Při vyúčtování pracovní cesty bylo nutné prokázat jízdní výdaje jízdenkou MHD i jízdenkou autobusu.

Příklad 6

Zaměstnanci střední průmyslové školy mají v pracovní smlouvě sjednáno místo výkonu práce Brno. Toto místo je považováno také za pravidelné pracoviště. Pokud zaměstnanci vykonají cesty v rámci Brna, jsou na základě ujednání v pracovní smlouvě na pravidelném pracovišti a nemají nárok na náhradu jízdních výdajů (a to ani na náhrady za MHD).

Aby mohly být zaměstnancům střední průmyslové školy při cestách po Brně poskytnuty náhrady jízdních výdajů, musela by být jako pravidelné pracoviště sjednána konkrétní adresa (např. Brno, Smetanova 15). V tomto případě bude pro účely cestovních náhrad za pravidelné pracoviště považována tato adresa.

Náhrada ve výši odpovídající ceně jízdného za určený hromadný dopravní prostředek

Zaměstnanec může zaměstnavatele požádat, aby mu povolil namísto určeného hromadného dopravního prostředku použít jiný dopravní prostředek. Pokud bude zaměstnavatel s tímto způsobem přepravy při pracovní cestě souhlasit, má zaměstnanec nárok na náhradu jízdních výdajů v hodnotě zaměstnavatelem určeného jízdného.

V souvislosti s tímto způsobem přepravy zaměstnanci mnohdy zaměstnavatelům zazlívají, že jim změnu přepravy na automobil nedovolí. Zaměstnanci se domnívají, že když je náhrada stejná jako při použití původně určeného hromadného dopravního prostředku, nemá zaměstnavatel důvod žádosti nevyhovět. Zaměstnavatel však musí v tomto případě zvažovat celou řadu souvisejících okolností, např.:

  • Pokud je vozidlo použito k činnostem, které podléhají dani z příjmů, může se zaměstnavatel stát plátcem silniční daně. Zaměstnavatel tedy musí na tuto povinnost pamatovat, vozidlo evidovat, zahrnout do daňového přiznání a zaplatit silniční daň.

Příklad 7

Zaměstnavatel určil svému zaměstnanci panu Novákovi, aby se při pracovní cestě přepravoval autobusem. Pan Novák zaměstnavatele požádal o možnost použití vlastního osobního automobilu s tím, že mu bude poskytnuta náhrada jízdného v ceně jízdenky autobusu. Zaměstnavatel žádosti pana Nováka vyhověl. Na cestovní příkaz zaměstnavatel zaznamenal způsob přepravy zápisem: určen autobus, povolen vlastní osobní automobil SPZ 1Z3 2536.

Mimo náhradu jízdného v ceně jízdenky autobusu byly zaměstnanci proplaceny další náklady související se schváleným přepravním prostředkem – dálniční poplatky a parkovné.

Příklad 8

Zaměstnavatel vyslal na pracovní cestu dva zaměstnance a jako přepravní prostředek určil vlak. Jeden ze zaměstnanců zaměstnavatele požádal, aby k pracovní cestě mohl být využit jeho vlastní osobní automobil s tím, že mu bude poskytnuta náhrada v ceně jízdenky původně určeného vlaku. Zaměstnavatel žádosti vyhověl a oba zaměstnanci cestovali osobním automobilem. Po návratu z pracovní cesty zaměstnanci vyúčtovali cestovní náhrady a oba nárokovali náhradu jízdních výdajů v ceně jízdenky vlaku. Na tuto náhradu však má nárok pouze řidič příslušného motorového vozidla, protože pouze jemu vznikly jízdní výdaje.

Jiné než služební vozidlo

Pokud je na základě rozhodnutí zaměstnavatele pracovní cesta vykonána služebním automobilem, hradí všechny náklady související s provozem automobilu ze svých prostředků zaměstnavatel. Postup při daňovém uplatnění je stanoven zákonem o daních z příjmů.

Zaměstnavatel však může zaměstnance požádat, aby při pracovní cestě použil jiné než služební vozidlo (např. vlastní vozidlo zaměstnance, vozidlo zaměstnancem bezplatně vypůjčené nebo zaměstnancem za úplatu pronajaté). V tomto případě náleží zaměstnanci náhrada stanovená zákoníkem práce, která je tvořena součtem dvou položek:

  1. sazby základní náhrady,
  2. náhrady za spotřebované pohonné hmoty.

Ad 1. Sazba základní náhrady

Sazbu základní náhrady za jeden ujetý kilometr pro rok 2018 stanoví vyhláška MPSV č. 463/2017 Sb.:

  • při použití jednostopých vozidel a tříkolek činí náhrada 1,10 Kč,

  • při použití osobních motorových vozidel činí náhrada 4,00 Kč,

  • při použití nákladního automobilu, autobusu nebo traktoru činí náhrada 8,00 Kč,

  • při použití přívěsu k silničnímu motorovému vozidlu se sazba základní náhrady za 1 km jízdy zvýší o 15 %.

Tyto částky vyjadřují určitou náhradu za amortizaci vozidla, náhradu za opravy, náhradní díly, výměnu oleje apod. Pro státní sféru jsou vyhláškou stanovené sazby základní náhrady závazné. V podnikatelské sféře mohou být sazby základní náhrady libovolně zvyšovány (s daňovým dopadem na straně zaměstnance).

Příklad 9

Zaměstnanec vykonal v březnu 2018 na žádost zaměstnavatele pracovní cestu vlastním vozidlem. Podle údajů v technickém průkazu se jedná o vozidlo s přepážkou, tj. o malé nákladní vozidlo (kategorie N1). Zaměstnavatel je povinen vyplatit zaměstnanci základní náhradu ve výši 8,00 Kč (tj. 2 × 4,00 Kč).

Při použití nákladního automobilu, které není služebním vozidlem, může vzniknout problém v případech, kdy vozidlo bude podléhat silniční dani (např. při použití v rámci výdělečné činnosti organizace). V tomto případě není plátcem silniční daně zaměstnavatel, ale provozovatel vozidla zapsaný v technickém průkazu. Nejčastěji se jedná o zaměstnance, který je v tomto případě povinen platit zálohy a po ukončení zdaňovacího období podat daňové přiznání a také doplatit daň. V případě, že tak neučiní, budou vůči němu vyvozeny sankce podle daňového řádu (pokuta za nepodání nebo pozdního podání daňového přiznání, sankce za pozdní úhradu daně apod.). Jestliže zaměstnavatel dobrovolně uhradí silniční daň za zaměstnance, bude se u něj jednat o daňově neúčinný náklad (daň zaplacená za jiného poplatníka) ve smyslu § 25 odst. 1 písm. r) ZDP.

Náhrady za poskytnutí jiného než služebního automobilu podle zákoníku práce poskytuje zaměstnavatel pouze svým zaměstnancům. To znamená, že pro účely cestovních náhrad musí schválené vozidlo řídit pouze konkrétní zaměstnanec – nikoliv jiná osoba.

Příklad 10

Zaměstnavatel požádal zaměstnance, aby při pracovní cestě použil své soukromé vozidlo. Tento způsob přepravy byl také uveden v písemném příkazu k pracovní cestě. Při vyúčtování cestovních náhrad vyšlo najevo, že předmětné vozidlo neřídil zaměstnanec, ale jeho syn. Nejedná se o správný postup, protože podmínky pracovní cesty stanoví zaměstnavatel zaměstnanci, nikoliv třetí osobě, s níž nemá uzavřen pracovněprávní vztah. Tento postup nemá vliv pouze na stanovení výše cestovních náhrad, ale také na odpovědnostní vztah zaměstnavatele ve vazbě na možnost vzniku škody na vozidle nebo pracovní úraz. Pokud by zaměstnavatel předem souhlasil s tím, že zaměstnanec bude cestovat vozidlem řízeným třetí osobou, musel by s touto osobou navázat právní vztah (např. smlouvu podle občanského zákoníku nebo smlouvu podle zákoníku práce).

Příklad 11

Zaměstnanec na žádost zaměstnavatele použil k pracovní cestě vlastní automobil. Vzhledem k tomu, že zaměstnanec převážel materiál, použil na žádost zaměstnavatele k automobilu také vlastní přívěs. Výpočet sazby základní náhrady za jeden kilometr: 4,00 + (15 % z částky 4,00)= 4,60 Kč.

Ad 2. Náhrada za spotřebované PHM

Náhradu za spotřebované PHM vypočteme následujícím způsobem:

spotřebované PHM = (spotřeba PHM × cena PHM) : 100.

Spotřeba PHM – pro zjištění spotřeby PHM zaměstnavatel použije údaj z technického průkazu vozidla o spotřebě pro kombinovaný provoz podle norem Evropské unie (např. 93/116/ES, 1999/100/ES, 2004/3/ES, EU/692/2008, EU/566/2011). Údaje o spotřebě jsou v technickém průkazu uvedeny v jednom řádku, pro výpočet náhrady se použije třetí údaj (ve středové hodnotě). Pokud technický průkaz vozidla nebude obsahovat údaj pro kombinovaný provoz podle norem ES, vypočte zaměstnavatel průměrnou spotřebu aritmetickým průměrem z údajů uvedených v technickém průkazu.

Příklad 12

Zaměstnanec prokázal zaměstnavateli spotřebu technickým průkazem vozidla, ve kterém byly uvedeny následující údaje:

  • v řádku 52 – spotřeba paliva – metodika: ES 1999/100,

  • v řádku 54 – údaj o spotřebě 8,0/5,2/6,2. První údaj vyjadřuje spotřebu ve městě, druhý na dálnici a poslední údaj je pro kombinovaný provoz.

Při výpočtu náhrady použije zaměstnavatel spotřebu pro kombinovaný provoz 6,2 l/100 km.

Příklad 13

Zaměstnanec na základě žádosti zaměstnavatele použil k pracovní cestě vlastní osobní automobil. Při zjišťování spotřeby PHM zaměstnavatel vycházel z následujících údajů uvedených v technickém průkazu vozidla: Spotřeba paliva 10.5/6.9/8.2. Odkaz na směrnici EU nebyl uveden. Z toho důvodu byla spotřeba PHM vypočtena aritmetickým průměrem ze všech údajů uvedených v technickém průkazu vozidla (10,5 + 6,9 + 8,2) : 3 = 8,53.

Cena PHM – při výpočtu náhrady se vychází z ceny PHM (včetně DPH) prokázané zaměstnancem dokladem o nákupu, ze kterého je zřejmá souvislost s pracovní cestou. V případě, že zaměstnanec doloží cenu PHM (např. při delší pracovní cestě) více doklady o nákupu, vychází zaměstnavatel z ceny zjištěné aritmetickým průměrem z předložených dokladů. Pokud zaměstnanec cenu PHM neprokáže, vypočte zaměstnavatel náhradu z průměrné ceny stanovené vyhláškou MPSV (pro rok 2018 platí vyhláška MPSV č. 463/2017). Způsob určení ceny PHM si zvolí podle svého uvážení zaměstnanec, který může s těmito možnostmi i kalkulovat a v době, kdy budou ceny PHM klesat, bude při stanovení náhrady vycházet z ceny stanovené vyhláškou a naopak.

Průměrné ceny pohonných hmot stanovené pro rok 2018 vyhláškou č. 463/2017 Sb.:

  • 30,50 Kč u benzinu automobilového 95 oktanů,

  • 32,80 Kč u benzinu automobilového 98 oktanů,

  • 29,80 Kč u motorové nafty.

Příklad 14

Zaměstnanec vykonal vlastním automobilem pracovní cestu, při které ujel celkem 200 km, průměrná spotřeba PHM 7,2 l/100 km, cena PHM stanovená vyhláškou činí 30,50 Kč.

  • Výpočet náhrady za jeden ujetý kilometr: 4,00 + (30,50 × 7,2) : 100 = 6,196 Kč.

  • Výpočet jízdních výdajů celkem: 6,196 × 200 = 1 239,20 Kč.

Pokud je vozidlo použité zaměstnancem k pracovní cestě přestavěno na alternativní pohon (např. LPG), je potřebné pamatovat na to, že průměrná cena např. LPG není prováděcím předpisem (vyhláškou MPSV) vyhlašována. Pokud tedy zaměstnanec se souhlasem zaměstnavatele použije vozidlo na LPG, musí pro účely stanovení náhrady cenu této PHM prokázat dokladem o nákupu.

Jízdní výdaje při cestě jiným než služebním vozidlem v zahraničí

Za kilometry ujeté v ČR náleží zaměstnanci náhrada za PHM v české měně, za kilometry ujeté v zahraničí náleží zaměstnanci náhrada PHM v cizí měně. Při výpočtu náhrady bude zaměstnavatel vycházet z dokladu o nákupu PHM v zahraničí. Jestliže zaměstnanec z vážných důvodů doklad o nákupu PHM v zahraničí nedoloží, může zaměstnavatel při výpočtu náhrady použít cenu uvedenou zaměstnancem v prohlášení. V případech, kdy zaměstnanec nebude chtít náhradu za spotřebované PHM v cizí měně, může zaměstnavatel poskytnout náhradu v české měně za použití průměrných cen stanovených vyhláškou MPSV.

Sazba základní náhrady je i při cestě na území cizího státu zaměstnanci vyplacena v české měně ve výši stanovené vyhláškou MPSV.

Příklad 15

Zaměstnanec vykonal pracovní cestu vlastním automobilem. Na území ČR ujel celkem 100 km, na území Německa ujel 300 km, průměrná spotřeba PHM 7,2 l/100 km, cena PHM spotřebovaná při jízdě na území ČR zjištěná z vyhlášky MPSV je 30,50 Kč a v Německu 1,30 EUR.

  • Výpočet náhrady za PHM v ČR:

(30,50 × 7,2) : 100 = 2,196 Kč,

100 × 2,196 = 219,60 Kč.

  • Výpočet