Cestovní náhrady - poskytování záloh a vyúčtování pracovní cesty

Cestovní náhrady – poskytování záloh a vyúčtování pracovní cesty

Jaroslava Pfeilerová

 NahoruI. Poskytování záloh před pracovní cestou

Zaměstnavatel je povinen zaměstnanci před vysláním na tuzemskou i zahraniční pracovní cestu poskytnout zálohu ve výši předpokládaných výdajů. Záloha může být poskytnuta v různé formě, např. vyplacením hotovosti, cestovním šekem nebo zapůjčením platební karty zaměstnavatele.

Zákoník práce v § 183 odst. 1 ZP připouští i možnost dohody mezi zaměstnancem a zaměstnavatelem o tom, že záloha nebude poskytnuta. Někteří zaměstnavatelé si příslušné ustanovení zákoníku práce vykládají tak, že záleží na jejich rozhodnutí, zda zálohu zaměstnanci poskytnou, nebo ne. Jedná se však o špatný výklad zákona, protože s případným neposkytnutím zálohy musí zaměstnanec souhlasit. Výdaje, které vznikají při pracovní cestě, jsou výdaje zaměstnavatele a zaměstnanec není povinen je hradit ze svých prostředků. Vzhledem k tomu, že zejména při zahraničních pracovních cestách obvykle zaměstnanci vznikají vysoké cestovní výdaje, je vhodné případnou žádost zaměstnance o neposkytování zálohy zaznamenat v cestovním příkazu. Tento záznam může být důležitý zejména v případech, kdy se zaměstnanec vinou nedostatku finančních prostředků dostane do svízelné situace, ze které mu následně může vzniknout škoda.

V případě zahraniční pracovní cesty je záloha na stravné zaměstnancům obvykle poskytována v zahraniční měně, ve které jsou stanoveny základní sazby stravného vyhláškou MF (pro rok 2026 vyhláška č. 489/2025 Sb.). Zákoník práce však připouští možnost, aby se zaměstnavatel se zaměstnancem dohodli na poskytnutí zálohy v české měně nebo v jiné cizí měně, než stanoví vyhláška MF. Podmínkou je, aby ČNB k této dohodnuté cizí měně vyhlašovala kurz. Při určení zahraničního stravného v dohodnuté měně, se nejprve zjistí korunová hodnota zahraničního stravného, která se následně přepočítá na dohodnutou měnu. Při přepočtech se použijí kurzy ČNB platné v den poskytnutí zálohy.

 NahoruII. Vyúčtování pracovní cesty

Po ukončení pracovní cesty provádí zaměstnanec spolu se zaměstnavatelem vyúčtování. Zákoník práce stanoví v § 183 odst. 3 ZP pořádkovou lhůtu, podle které je zaměstnanec povinen do deseti pracovních dnů po návratu z pracovní cesty předložit zaměstnavateli písemné doklady potřebné pro vyúčtování pracovní cesty a vrátit nevyčerpanou zálohu. Stejně tak je desetidenní lhůta stanovena i zaměstnavateli, a to ode dne předložení písemných dokladů zaměstnancem. V této lhůtě je zaměstnavatel povinen provést vyúčtování a uspokojit oprávněné zájmy zaměstnance.

Zákoník práce však umožňuje, aby se zaměstnavatel od této pořádkové lhůty "odklonil" a stanovil lhůtu jinou. V praxi je toto ustanovení poměrně často využíváno a zaměstnavatelé po dohodě se zaměstnancem sjednávají pro vyúčtování delší lhůtu. Toto ujednání umožní vypořádat cestovní náhrady např. za kalendářní měsíc a doplatek nároku zaměstnanci poslat spolu se mzdou nebo platem jedenkrát měsíčně na osobní účet zaměstnance.

Lhůty stanovené zákoníkem práce musí být zaměstnancem splněny. Pokud zaměstnanec soustavně lhůty nedodržuje, jedná se o porušení zákoníku práce a zaměstnavatel může uložit pracovněprávní sankce. Nárok na vyplacení náhrad však v tomto případě zaměstnanci nezaniká, protože lhůty stanovené zákoníkem práce pro vyúčtování cestovních náhrad jsou pouze pořádkové. To znamená, že i když zaměstnanec nedodrží desetidenní lhůtu nebo lhůtu zaměstnavatelem prodlouženou, neztrácí na cestovní náhrady nárok. V tomto případě stanoví občanský zákoník (§ 629 a násl. OZ) tříletou promlčecí lhůtu.

V souladu s § 147 odst. 1 písm. d) ZP je zaměstnavatel oprávněn srazit zaměstnanci z platu nebo ze mzdy "nevyúčtovanou zálohu na cestovní náhrady, popřípadě jiné nevyúčtované zálohy poskytnuté zaměstnanci k plnění jeho pracovních úkolů". K provedení této srážky zaměstnavatel nepotřebuje souhlas zaměstnance.

Zaměstnanec je povinen vyúčtování cestovních náhrad provést na tiskopisu určeném zaměstnavatelem. Po vyplnění písemnosti zaměstnanec prohlásí, že příslušné údaje uvedl správně a vše podepíše. Účetní, který je pověřen kontrolou vyúčtování, ve spolupráci s příslušným vedoucím pracovníkem odsouhlasí správnost uplatněných náhrad (částky, na které zaměstnanec nemá nárok, zruší a případné scházející náhrady doplní). Každý zaměstnanec musí provést samostatné vyúčtování, nelze připustit, aby více zaměstnanců vyúčtovalo pracovní cestu na jednom tiskopisu.

Vyčíslení nároku zaměstnance na cestovní náhrady

V rámci vyúčtování cestovních náhrad je nutné v první řadě zjistit výši nároku zaměstnance na cestovní náhrady. Porovnáním poskytnuté zálohy a nároku zaměstnance zjistí zaměstnavatel přeplatek nebo nedoplatek. V případě zahraničních cest je třeba porovnat zálohu a nárok zaměstnance ve stejné měně. Při poskytnutí zálohy ve více měnách je vhodné přepočítat zálohu na jednu z těchto poskytnutých měn, případně lze jednotlivé zálohy vypořádat samostatně.

Částku, o kterou byla záloha při zahraniční pracovní cestě vyšší, než činí prokázané cestovní náhrady, zaměstnanec vrací zaměstnavateli v měně, která mu byla poskytnuta, v měně, na kterou zaměstnanec tuto měnu směnil, nebo v českých korunách.

Částku, o kterou byla poskytnutá záloha při zahraniční pracovní cestě nižší, než prokázané cestovní výdaje, doplácí zaměstnavatel zaměstnanci v českých korunách, pokud se nedohodnou jinak. To znamená, že zákoník práce nezakazuje doplatky cestovních náhrad v cizí měně.

 NahoruIII. Kurzy pro přepočet zahraniční měny na českou měnu

V souvislosti s pracovní cestou uskutečňuje zaměstnavatel celou řadu účetních případů, při kterých přepočítává zahraniční měnu na české koruny. Ve většině případů jsou pro přepočet použity kurzy stanovené v ZoÚ (např. při nákupu cizí měny, převodu finančních prostředků mezi pokladnou a bankovním účtem apod.). Jedná se o následující kurzy:

1) Obecný kurz (§ 24d odst. 1 ZoÚ)

Obecným kurzem se pro účely účetnictví rozumí kurz vyhlášený k cizí měně centrální bankou příslušnou pro měnu účetnictví pro den přepočtu. V České republice je centrální bankou Česká národní banka, která kurzy vyhlašuje každý pracovní den po 14.30 hod. s platností pro aktuální pracovní den. Pokud po dni vyhlášení kurzu následuje sobota, neděle nebo svátek, platí kurz posledního pracovního dne (§24d odst. 3 ZoÚ).

Aktuální kurzy jsou zveřejňovány na  internetových stránkách ČNB .

2) Pevný kurz (§ 24d odst. 4 ZoÚ)

Zaměstnavatel (účetní jednotka) si může vnitřním předpisem stanovit pevný kurz, kterým se rozumí obecný kurz vyhlášený první den období, které si účetní jednotka pro užívání kurzu zvolí (např. měsíc, čtvrtletí, rok). Výhodou je, že účetní jednotka nemusí kurz každý den aktualizovat a po vymezené období přepočítává měnu stejným kurzem. Při používání pevného kurzu může účetní jednotka tento kurz změnit svým vnitřním předpisem i v průběhu stanovené doby, nejpozději poslední den účetního období.

V případě přepočtu měn se při poskytování cestovních náhrad v některých případech použije odlišný kurz stanovený v § 183 a 184 ZP.

Jedná se o případy, kdy musí být přepočteny částky, které budou se zaměstnancem vypořádány v české měně nebo v dohodnuté cizí měně, kdy se použijí následující kurzy stanovené zákoníkem práce:

• v případě, že zaměstnanci byla poskytnuta záloha na cestovní náhrady:

  • kurzy vyhlášené ČNB a platné v den vyplacení zálohy,

  • kurz doložený zaměstnancem, kterým byla poskytnutá záloha v zahraničí směněna na jinou měnu (např. dokladem o směně v bance nebo směnárně),

• v případě, že zaměstnanci nebyla poskytnuta záloha na cestovní náhrady, bude použit kurz ČNB platný v den nástupu na zahraniční pracovní cestu.

Pro přepočet zálohy na stravné z cizí měny na Kč nebo z měny stanovené vyhláškou MF na jinou dohodnutou cizí měnu (např. z EUR na USD) a také pro výpočet výše přeplatku nebo doplatku z vyúčtování cestovních náhrad (např. namísto cizí měny v Kč nebo v dohodnuté cizí měně) nelze provádět účetním kurzem, ale kurzy stanovenými v § 183 a 184 ZP. Při ostatních účetních operace (při kterých nedochází k přepočtu ve vztahu k zaměstnanci) se používají účetní kurzy.

 NahoruIV. Zaokrouhlování

Zákoník práce řeší v § 183 odst. 3 a 4 ZP zaokrouhlování cestovních náhrad pouze částečně. Podle tohoto ustanovení se částka, kterou má zaměstnanec vrátit zaměstnavateli v české měně, zaokrouhlí na celé koruny směrem nahoru. Stejným způsobem bude zaokrouhlen i doplatek – tedy situace, kdy záloha byla menší než vyúčtování a zaměstnavatel zaměstnanci doplatí cestovní náhrady do výše jeho nároku.

Zaokrouhlování "mezivýpočtů" a také doplatků či vratek v cizí měně zákoník práce neřeší. V případě "mezivýpočtů" v české měně vyplývá ze stanovisek odborných autorů doporučení zaokrouhlovat co nejméně a zaokrouhlit až konečnou částku k vyúčtování na celé koruny nahoru.

V praxi se účetní jednotky při zaokrouhlování cestovních náhrad odkazují na § 189 odst. 3 ZP. Citované ustanovení však obsahuje "zmocňovací ustanovení", na základě kterého je MPSV oprávněno v pravidelném termínu od 1. ledna každého roku vyhláškou měnit sazby základní náhrady, stravného a průměrných cen PHM. Podle § 189 ZP jsou zaokrouhleny částky uvedené ve vyhlášce č. 489/2025 Sb. Pro zaměstnavatele tento postup neplatí, nebude jej proto aplikovat.

Zaměstnavatel bude při zaokrouhlování cestovních náhrad postupovat podle § 183 ZP. Na základě tohoto ustanovení bude částka, o kterou byla záloha vyšší než vyúčtované cestovní náhrady, zaokrouhlena na celé koruny směrem nahoru. Stejný postup při zaokrouhlování platí v případě, kdy zaměstnavatel doplácí zaměstnanci náhrady v českých korunách.

Tabulka – Účtování o cestovních náhradách

Příspěvkové organizace vytvářejí analytické účty v souladu s ustanovením bodu 3.2. ČÚS 701 – Účty a zásady účtování na účtech. Organizace v rámci syntetických účtů vytváří analytické účty. Nákladové a výnosové účty členíme podle jednotlivých druhů nákladů a výnosů a také…