Finanční kontrola v ÚSC

6.2.22

Finanční kontrola v ÚSC

Mgr. Pavel Bláha

1. Pro účely této směrnice se následujícími pojmy rozumí:

1. veřejné finance jsou veřejné příjmy a veřejné výdaje,
2. veřejné prostředky jsou veřejné finance, věci, majetková práva a jiné majetkové hodnoty patřící ÚSC,
3. veřejné příjmy jsou příjmy ÚSC upravené v § 7 a 8 zákona č. 250/2000 Sb.,
4. veřejné výdaje jsou výdaje vynaložené z rozpočtu ÚSC upravené v § 9 a 10 zákona č. 250/2000 Sb.,
5. správnost finanční a majetkové operace (dále jen “operace“) je její soulad s právními předpisy a dosažení optimálního vztahu mezi její hospodárností, účelností a efektivností,
6. hospodárnost je takové použití veřejných prostředků k zajištění stanovených úkolů s co nejnižším vynaložením těchto prostředků, a to při dodržení odpovídající kvality plněných úkolů,
7. efektivnost je takové použití veřejných prostředků, kterým se dosáhne nejvýše možného rozsahu, kvality a přínosu plněných úkolů ve srovnání s objemem prostředků vynaložených na jejich plnění,
8. účelnost je takové použití veřejných prostředků, které zajistí optimální míru dosažení cílů při plnění stanovených úkolů.

2. Schvalovací postupy v rámci finanční kontroly mohou být prováděny jak v papírové, tak v elektronické podobě. V případě využití elektronických prostředků není vyžadováno použití kvalifikovaného, uznávaného nebo zaručeného elektronického podpisu, vždy však je nutné, aby se jednalo o nezaměnitelný záznam zaměstnance vykonávajícího některý z úkonů finanční kontroly (např. záznam v informačním systému), ke kterému byl řádně pověřen.

3. Předběžná řídící kontrola dle úpravy vyhlášky č. 416/2004 Sb., se neprovádí u majetkových operací, které nemají charakter příjmu nebo výdaje z veřejného rozpočtu (darování nebo bezúplatné převody). Schválení těchto dispozic však musí být provedeno v rámci příslušných schvalovacích aktů a postupů ÚSC.

1. Hlavními cíli finanční kontroly je prověřovat:

1. dodržování právních předpisů a opatření vydaných ÚSC, vnitřních organizačních a řídících aktů ÚSC v mezích těchto předpisů při hospodaření s veřejnými prostředky k zajištění stanovených úkolů v působnosti ÚSC,
2. zajištění ochrany veřejných prostředků proti rizikům, nesrovnalostem nebo jiným nedostatkům způsobeným zejména porušením právních předpisů, nehospodárným, neúčelným a neefektivním nakládáním s veřejnými prostředky nebo trestnou činností,
3. včasné a spolehlivé informování starosty obce, hejtmana nebo primátora statutárního města, resp. tajemníka obecního úřadu nebo ředitele úřadu o nakládání s veřejnými prostředky, o prováděných operacích, o jejich průkazném účetním zpracování za účelem plnění rozhodujících úkolů orgánu veřejné správy,
4. hospodárné, efektivní a účelné využívání veřejných prostředků (dále jen „3E“).

2. Kritéria pro hodnocení hledisek 3E (dále jen „kritéria 3E“) stanoví starosta obce, hejtman nebo primátor statutárního měst, resp. tajemník obecního úřadu nebo ředitel úřadu, na základě objektivně zjištěných skutečností a s ohledem na schválený rozpočet ÚSC, pokud nejsou kritéria 3E stanovena právními předpisy.

3. Finanční kontrolu tvoří:

1. systém finanční kontroly vykonávané kontrolními orgány podle § 7 až 11 zákona č. 320/2001 Sb. (dále jen „veřejnosprávní kontrola“); systém veřejnosprávní kontroly upravuje samostatný vnitřní řídící akt ÚSC,
2. systém finanční kontroly vykonávané podle mezinárodních smluv podle § 24 zákona č. 320/2001 Sb.,
3. vnitřní kontrolní systém v orgánech veřejné správy podle § 25 až 31 zákona č. 320/2001 Sb.

4. Vnitřní kontrolní systém podle odstavce 3 písm. c) zahrnuje:

1. finanční kontrolu zajišťovanou odpovědnými vedoucími zaměstnanci jako součást vnitřního řízení ÚSC při přípravě operací před jejich schválením, při průběžném sledování uskutečňovaných operací až do jejich konečného vypořádání a vyúčtování a následném prověření vybraných operací v rámci hodnocení dosažených výsledků a správnosti hospodaření (dále jen “řídící kontrola“),
2. organizačně oddělené a funkčně nezávislé přezkoumávání a vyhodnocování přiměřenosti a účinnosti řídící kontroly, včetně prověřování správnosti vybraných operací (dále jen “interní audit“).

1. Řídící kontrola bude prováděna ve fázích: předběžná, průběžná a následná kontrola.
2. Předběžná řídící kontrola se soustřeďuje na prověření právního, ekonomického, rozpočtového a účetního základu finanční nebo majetkové povahy plánované a připravované operace.
3. Předběžnou řídící kontrolu plánovaných a připravovaných operací zajišťují:
   1. zvolení statutární představitelé ÚSC nebo vedoucí zaměstnanci pověřeni k nakládání s veřejnými prostředky jako příkazci operací (dále jen „PO“),
   2. pověřený zaměstnanec odpovědný za správu rozpočtu ÚSC jako správce rozpočtu (dále jen „SR“)
   3. pověřený zaměstnanec oddělení ekonomiky ÚSC odpovědný za vedení účetnictví ÚSC jako hlavní účetní (dále jen „HÚ“),
4. Funkce SR je neslučitelná s funkcí PO.
5. Funkce HÚ je neslučitelná s funkcí PO.
6. Na návrh PO může SR v rámci ÚSC stanovit, v rámci kontrolního zajištění finančního krytí předpokládaných operací a s tím souvisejících závazků, jejichž věřitel a výše nejsou předem známy, tzv. limitovaný příslib.
7. Do předběžné řídící kontroly plánovaných a připravovaných operací jsou zařazeni i pracovníci operativní evidence pověření operativní správou jednotlivých položek (podpoložek) rozpočtu, členěných na paragrafy podle platné rozpočtové skladby, které daný útvar obhospodařuje.
8. Starosta obce, hejtman nebo primátor statutárního měst, resp., tajemník obecního úřadu nebo ředitel úřadu v souladu s § 26 zákona č. 320/2001 Sb. v rámci ÚSC písemně pověřuje výkonem funkcí PO vedoucí zaměstnance ÚSC a výkonem funkce SR a HÚ a zástupce HÚ. V případě nepřítomnosti příslušného zaměstnance pověřeného funkcí PO (nemoc, dovolená, pracovní cesta) náleží tato pravomoc nadřízenému zaměstnanci ve funkci PO, popřípadě jinému pověřenému zástupci. V případě nepřítomnosti SR a zástupce HÚ plní jejich funkce pověření zástupci.
9. V případě, že rozhodnutí týkající se veřejných výdajů v případě připravovaných veřejných zakázek je v kompetenci kolektivního orgánu ÚSC ( zastupitelstvo nebo rada viz § 84 a 85, 102 a 102a zákona č. 128/2000 Sb., o obcích, a dále § 35, 36 a 59 zákona č. 129/2000 Sb., o krajích a dále § 59 a 68 zákona č. 131/2000 Sb., o hlavním městě Praze) úředník ÚSC (obce, města) stanovený jako PO nebo SR – v rámci schvalování před vznikem nároku nebo závazku ÚSC pouze za správnost a úplnost realizace příjmů a výdajů, které věcně schválil příslušný kolektivní orgán, který má ke schválení kompetenci. Úředník ÚSC stanovený jako PO nebo SR v tomto případě odpovídá za realizaci schváleného příjmu nebo výdaje a to v rozsahu schváleného usnesení nebo jiného právního aktu příslušného kolektivního orgánu ÚSC.
10. V případě, že rozhodnutí týkající se veřejných výdajů v případě připravovaných veřejných zakázek je v kompetenci kolektivního orgánu ÚSC (zastupitelstvo nebo rada viz § 84 a 85, 102 a 102a zákona č. 128/2000 Sb., o obcích, a dále § 35 a 36 a 59 zákona č. 129/2000 Sb., o krajích; a dále § 59 a 68 zákona č. 131/2000 Sb., o hlavním městě Praze) schvaluje provedení předběžné řídící kontroly dle článku II bod. 2 písmeno d. a bodu 3 (předběžná řídící kontrola PO a SR před vznikem závazku v případě připravovaných veřejných zakázek) příslušný kolektivní orgán ÚSC k rozhodnutí ze zákona oprávněný. Úředník ÚSC stanovený jako PO nebo SR v tomto případě odpovídá za realizaci schváleného příjmu nebo výdaje a to v rozsahu schváleného usnesení nebo jiného právního aktu příslušného kolektivního orgánu ÚSC.
11. Pověření k výkonu finanční kontroly vystavuje ve dvou vyhotoveních odpovědný zaměstnanec útvaru ekonomiky ÚSC. Jedno vyhotovení je uloženo na sekretariátu starosty obce, hejtmana nebo primátora statutárního města, resp. u tajemníka obecního úřadu, nebo ředitele úřadu, druhé u odpovědného zaměstnance útvaru ekonomiky. Kopie pověření je předána pověřenému zaměstnanci, druhou kopii obdrží úsek personalistiky, vzdělávání a mezd k založení do osobní složky pověřeného zaměstnance. Originály podpisových vzorů pověřených zaměstnanců a podpisových vzorů POE jsou uloženy vedoucího útvaru účetnictví. Určení PO, SR a zástupce HÚ ÚSC pro jednotlivé okruhy příjmů a výdajů v působnosti ÚSC je uvedeno v příloze č. 1 této směrnice.

1. Schvalovací postup při předběžné řídící kontrole se provádí:

a. před právním úkonem, kterým vzniká nárok na veřejný příjem a zahrnuje prověření připravované operace včetně úplnosti podkladů a její schválení v odpovědnosti PO,

b. po vzniku nároku na veřejný příjem a zahrnuje:

• prověření operace včetně úplnosti podkladů a její schválení v odpovědnosti PO včetně vystavení pokynu k plnění veřejných příjmů PO a jeho předání s příslušnými podklady zástupci HÚ,

• konečné prověření a odsouhlasení vydaného písemného pokynu v odpovědnosti zástupce HÚ a předání k zajištění výběru konkrétního příjmu ve výši splatného nároku,

c. před právním úkonem, kterým vzniká závazek k veřejnému výdaji a zahrnuje prověření:

• připravované operace včetně úplnosti podkladů a její schválení v odpovědnosti PO,

• podkladů předaných PO k připravované operaci a její schválení SR,

d. před uskutečněním veřejných výdajů nebo jiných plnění ke splnění závazků ÚSC a zahrnuje:

• vydání písemného příkazu k uskutečnění veřejného výdaje nebo jiného plnění PO a jeho předání zástupci HÚ včetně příslušných podkladů,

• konečné prověření a odsouhlasení vydaného písemného příkazu včetně úplnosti příslušných podkladů v odpovědnosti zástupce HÚ a předání k zajištění platby ve výši splatného závazku.

2. PO zaměří schvalovací postup:

a. u veřejných příjmů před vznikem nároku na prověření:

• souladu připravované operace se stanovenými úkoly a schválenými záměry a cíli ÚSC,

• správnosti operace zejména ve vztahu k dodržení právních předpisů, metodických pokynů a vnitřních organizačních a řídících aktů ÚSC,

• dodržení kritérií stanovených pro hospodárný, efektivní a účelný výkon veřejné správy (kritéria 3E),

• rizik, která se v průběhu uskutečňování operace mohou vyskytnout a stanovení případných opatření k jejich odstranění nebo zmírnění,

• doložení připravované operace věcně správnými a úplnými podklady.

b. u veřejných příjmů po vzniku nároku na prověření správnosti určení dlužníka, výše a splatnosti vzniklého nároku.

Svým podpisem PO potvrzuje, že zajistil prověření a schválení, dává pokyn k plnění veřejných příjmů a spolu s doklady o nároku předá zástupci HÚ.

c. u veřejných výdajů před vznikem závazku na prověření:

• nezbytnosti uskutečnění připravované operace pro plnění stanovených úkolů,

• správnosti operace zejména ve vztahu k dodržení právních předpisů a vnitřních organizačních a řídících aktů ÚSC,

• kritérií stanovených pro hospodárný, efektivní a účelný výkon veřejné správy, postupu a podmínek stanovených pro zadávání veřejných zakázek,

• rizik, která se v průběhu uskutečňování operace mohou vyskytnout a stanovení případných opatření k jejich odstranění nebo zmírnění,

• doložení připravované operace věcně správnými a úplnými podklady.

Svým podpisem PO potvrzuje oprávněnost, nezbytnost a správnost připravované operace k přípravě závazku a spolu s veškerými podklady předá SR.

d. u veřejných výdajů před vznikem závazku v případě připravovaných veřejných zakázek (tzn. před vyhlášením výběrového řízení, t.j. v zásadě schválením Zadávací dokumentace nebo Výzvy k podání nabídek ) na prověření:

• nezbytnosti připravované operace ke splnění úkolů organizace,

• správnosti operace zejména ve vztahu k dodržení právních předpisů a vnitřních organizačních a řídících aktů ÚSC,

• kritérií stanovených pro hospodárný, efektivní a účelný výkon veřejné správy,

• soulad operace s postupy a podmínkami stanovenými pro zadávání veřejných zakázek (tzn. zejména správné určení limitu veřejné zakázky, správná volba druhu veřejné zakázky a správný druh výběrového řízení dle Zákona o zadávání veřejných zakázek a soulad Zadávací dokumentace nebo Výzvy k podání nabídek s příslušnými ustanoveními zákona),

• rizik, která se v průběhu uskutečňování operace mohou vyskytnout – tzn. že v připravované VZ jsou zapracovány mechanismy a ustanovení k odstranění nebo zmírnění rizik,

• doložení připravované operace (veřejné zakázky připravené k vyhlášení) věcně správnými a úplnými podklady.

Vykonání předběžné řídící kontroly PO se provede na formuláři dle přílohy č. 4 této směrnice.

e. u veřejných zakázek před podpisem smlouvy zajistí kontrolu smlouvy tak, aby podepisovaná smlouva odpovídala zadávacím podmínkám a nabídce vítězného uchazeče,

f . u veřejných výdajů po vzniku závazku na prověření:

• správnosti určení věřitele, výše a splatnosti vzniklého závazku,

• souladu výše závazku s individuálním příslibem nebo limitovaným příslibem.

Svým podpisem PO potvrzuje, že zajistil prověření a schválil plnění veřejného výdaje a spolu s doklady předá zástupci HÚ.

3. SR zaměří schvalovací postup:

• před vznikem závazku na prověření:

  1. rozsahu oprávnění PO a porovnání jeho podpisu s podpisovým vzorem,
  2. souladu operace se schválenými programy, projekty nebo jinými rozhodnutími o nakládání s veřejnými prostředky,
  3. zda odpovídá pravidlům stanoveným zvláštními právními předpisy (zejména zákona č. 250/2000 Sb., o rozpočtových pravidlech územních rozpočtů, ve znění pozdějších předpisů),
  4. rozpočtových rizik, která se jejím uskutečňováním mohou vyskytnout a opatření k vyloučení těchto rizik.

• před vznikem závazku v případě připravovaných veřejných zakázek (tzn. před vyhlášením výběrového řízení t.j. v zásadě schválením Zadávací dokumentace nebo Výzvy k podání nabídek ) na prověření:

  1. je výdajová operace schválena PO v rozsahu jeho oprávnění,
  2. ověření souladu podpisu PO s podpisovým vzorem,
  3. souladu operace se schválenými programy, projekty nebo jinými rozhodnutími o nakládání s veřejnými prostředky,
  4. zda odpovídá pravidlům stanoveným zvláštními právními předpisy (zejména zákona č. 250/2000 Sb., o rozpočtových pravidlech územních rozpočtů, ve znění pozdějších předpisů),
  5. zda v Zadávací dokumentaci nebo Výzvě k podání nabídek došlo k ošetření rozpočtových rizik, která se jejím uskutečňováním mohou vyskytnout a byla přijata opatření k vyloučení těchto rizik.

Vykonání předběžné řídící kontroly SR se provede na formuláři dle přílohy č. 4 této směrnice.

4. Podpis SR na dokladu k přípravě závazku, případně s připojenými písemnými omezujícími podmínkami, je pro účely finančního řízení dokladem o kontrolním zajištění finančního krytí připravovaného závazku v navržené výši a o předpokládaném plnění konkrétnímu věřiteli (dále jen „individuální příslib“).

5. Je-li to účelné k zajištění provozních potřeb vyplývajících z běžné, pravidelné činnosti ÚSC, které je nutné zabezpečovat operativně, PO může předložit SR návrh na kontrolní zajištění finančního krytí předpokládaných operací a s tím souvisejících závazků, jejichž věřitel a výše není předem známa. Podpis SR na návrhu PO je pro účely finančního řízení dokladem o kontrolním zajištění finančního krytí předpokládaných závazků ve stanoveném limitu rozpočtových výdajů a určeném období (dále jen „limitovaný příslib“). Překročení limitovaného příslibu je nepřípustné. PO i zástupce HÚ vedou průběžnou evidenci naplnění těchto limitovaných příslibů.

6. HÚ zaměří schvalovací postup

a. u veřejných příjmů po vzniku nároku na prověření:

• souladu podpisu PO v pokynu k plnění veřejných příjmů s podpisem uvedeným v podpisovém vzoru,

• správnosti určení dlužníka, výše a splatnosti vzniklého nároku s údaji ve vydaném pokynu k plnění,

• jiné skutečnosti týkající se uskutečnění operace jako účetního případu podle zvláštních právních předpisů pro vedení účetnictví a souvisejících rizik, které se při jejím uskutečňování mohou vyskytnout včetně přijetí případných opatření k jejich vyloučení nebo zmírnění.

Svým podpisem HÚ potvrzuje, že zajistil prověření a schválil plnění veřejných příjmů a předá pokyn k zajištění výběru konkrétního příjmu ve výši splatného nároku.

b. u veřejných výdajů po vzniku závazku na prověření:

• souladu podpisu PO v pokynu k zajištění platby s podpisem uvedeným v podpisovém vzoru,

• souladu údajů o věřiteli, výši a splatnosti vzniklého závazku ve vydaném pokynu k zajištění platby, kterou je ÚSC povinen zaplatit věřiteli,

• zda se jedná o operaci s individuálním nebo limitovaným příslibem,

• souladu pokynu PO k zajištění platby s limitovaným příslibem pro určené a stanovené období,

• jiných skutečností týkajících se uskutečnění operace jako účetního případu podle zvláštních právních předpisů pro vedení účetnictví ÚSC a souvisejících rizik, které se při jejím uskutečňování mohou vyskytnout včetně přijetí případných opatření k jejich vyloučení nebo zmírnění.

Svým podpisem na vydaném písemném příkazu zástupce HÚ potvrzuje, že zajistil prověření a schválil plnění veřejného výdaje a tento předá k zajištění platby.

7. V případě shledání nedostatků na připravované operaci, ať již ve schvalovacím postupu SR nebo zástupce HÚ musí být operace pozastavena a písemně vyrozuměn PO, u operací v rámci limitovaného příslibu musí zástupce HÚ vyrozumět i SR. Vyrozumění musí obsahovat důvody pozastavení připravované operace. Bez odstranění nedostatků nelze příslušnou operaci uskutečnit.

8. Zjistí-li zástupce HÚ při předběžné řídící kontrole, že na připravované operaci nebyla vykonána předběžná kontrola SR, oznámí to podle § 14 odst. 6 vyhlášky č. 416/2004 Sb. písemně starostovi obce, hejtmanovi nebo primátorovi statutárního měst, resp. tajemníkovi obecního úřadu nebo řediteli úřadu, který přijme opatření k prověření této nekontrolované operace a zabezpečení řádného výkonu předběžné řídící kontroly.

9. Výdaje veřejných prostředků nesmí být uskutečněny bez schvalovacích postupů předběžné řídící kontroly.

10. Neprovedení schvalovacího procesu řídící kontroly u výdajové operace nezakládá stav, že by tím byla porušena rozpočtová kázeň dle zákona č. 250/2000 Sb., o rozpočtových pravidlech územně samosprávných celků, konkrétně § 22 a § 28 odst. 10. K porušení rozpočtové kázně však dochází v případě, že by došlo k neoprávněnému použití…