Nepřístupný dokument, nutné přihlášení
Input:

Inventarizace majetku a závazků

22.5.2018, , Zdroj: Verlag Dashöfer

Inventarizace majetku a závazků

Jaroslava Svobodová

Pojem

Účetní jednotky mají povinnost provádět inventarizaci veškerého majetku a závazků podle § 29 a § 30 zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů (dále také „ZoÚ” nebo „zákon o účetnictví”). Při inventarizací účetní jednotky zjišťují fyzickou inventurou a dokladovou inventurou skutečný stav majetku a závazků a ověřují, zda zjištěný skutečný stav odpovídá stavu majetku a závazků v účetnictví (porovnávají skutečně zjištěný stav majetku a závazků se stavem zachyceným v účetnictví) a zda nejsou dány důvody pro účtování o položkách podle § 25 odst. 3 ZoÚ.

Vybrané účetní jednotky, kterými podle § 1 odst. 3 ZoÚ jsou organizační složky státu, státní fondy podle rozpočtových pravidel, územní samosprávné celky, dobrovolné svazky obcí, Regionální rady regionů soudržnosti, příspěvkové organizace a zdravotní pojišťovny, při inventarizaci majetku a závazků postupují podle prováděcí vyhlášky č. 270/2010 Sb., o inventarizaci majetku a závazků, ve znění pozdějších předpisů. Ustanovení týkající se inventarizace majetku a závazků se použijí i pro inventarizaci jiných aktiv a jiných pasiv, včetně skutečností účtovaných v knize podrozvahových účtů.

Inventarizační identifikátor

Pro pochopení podstaty si můžeme vysvětlit některé základní pojmy, například:

Inventarizační identifikátor je označení části inventarizační položky nebo v případě vybraného majetku jednotlivé věci a souboru majetku, které zajišťuje jejich jednoznačné určení.

U hmotného majetku je to například výrobní číslo nebo jiné označení výrobcem, dodavatelem nebo jinou osobou, případně pokud je majetek veden v jiných evidencích, nese označení v těchto evidencích, pokud je nezaměnitelné (může to být inventární číslo nebo číselný kód). Může to být takové označení, jež se buď fyzicky k majetku připojí (štítek s číslem, čárovým kódem atd.) nebo se připojí k účetnímu záznamu, který majetek popisuje nebo jiným způsobem dokládá jeho existenci tak, aby byla zajištěna jednoznačná identifikace majetku. U nemovitého majetku to může být buď evidenční, nebo popisné číslo budovy, parcelní číslo pozemku apod.

U nehmotného majetku, pohledávek nebo závazků, kdy nelze ověřit jejich fyzickou existenci, může být inventarizačním identifikátorem jednoznačné označení na účetním záznamu. Mohlo by to být například číslo účetního dokladu, číslo přijaté nebo vydané faktury, číslo objednávky nebo číslo smlouvy.

U zásob to může být označení skladovým číslem zásob, čipem, čárovým kódem, případně se jako inventarizační identifikátor použije slovní nebo jiné označení.

Vybraná účetní jednotka zajistí:

  1. označení všech částí inventarizačních položek nezaměnitelným inventarizačním identifikátorem pro jejich jednoznačné určení,
  2. vedení seznamu a popisu inventarizačních identifikátorů, pokud tyto skutečnosti nevyplývají z vnitřního předpisu nebo jiné dokumentace.

Seznam a popis inventarizačních identifikátorů může být přiložen k vnitřní směrnici o inventarizaci majetku a závazků a bude archivován spolu s inventarizací (v elektronické nebo tištěné podobě). K dodržení tohoto požadavku lze do vnitřní směrnice uvést odkaz, kde je seznam uložen.

Prvotní inventura

V rámci periodické inventarizace je prováděna tzv. prvotní inventura v případě, že se postupuje podle § 30 odst. 6 ZoÚ (okamžik zahájení inventury je stanoven např. na 15. 11. a okamžik ukončení inventury je stanoven např. na 30. 11.). Prvotní inventurou je zjišťován skutečný stav příslušného majetku a závazků a tento zjištěný skutečný stav je zaznamenán v inventurním soupisu. S ohledem na okamžik zahájení a okamžik ukončení prvotní inventury je nezbytné v rámci periodické inventarizace provést rozdílovou inventuru (tzn. zjistit jednotlivé přírůstky a jednotlivé úbytky majetku a závazků za období od 1. 12. do 31. 12.) a jednotlivé přírůstky a jednotlivé úbytky zaznamenat do příslušného dodatečného inventurního soupisu. Dodatečný inventurní soupis je průkazný účetní záznam, kterým vybraná účetní jednotka prokazuje přírůstky a úbytky stavu příslušného majetku a závazků.

Inventarizační rozdíl

Inventarizačními rozdíly podle § 30 odst. 10 ZoÚ se rozumějí rozdíly mezi skutečným stavem a stavem v účetnictví, který nelze prokázat způsobem stanoveným tímto zákonem, kdy:

a) skutečný stav je nižší než stav v účetnictví a rozdíl se označuje jako manko, popřípadě schodek u peněžních hotovostí a cenin, nebo

b) skutečný stav je vyšší než stav v účetnictví a rozdíl se označuje jako přebytek.

Inventarizační rozdíly vyúčtují účetní jednotky do účetního období, za které se inventarizací ověřuje stav majetku a závazků.

Zúčtovatelný rozdíl

Zúčtovatelný rozdíl, jehož význam je širší než inventarizační rozdíl, je rozdíl zjištěný při inventuře, který kromě případného manka, schodku a přebytku zahrnuje rozdíl zjištěný podle § 26 odst. 3 ZoÚ (rezervy, odpisy a opravné položky) a § 25 odst. 2 ZoÚ (ocenění podrozvahových účtů).

Podle § 29 odst. 1 a 2 ZoÚ inventarizaci účetní jednotky provádějí k okamžiku, ke kterému sestavují účetní závěrku jako řádnou nebo mimořádnou (periodická inventarizace). Účetní jednotky mohou provádět inventarizaci i v průběhu účetního období (průběžná inventarizace).

Periodická inventarizace

V souladu s § 3 ZoÚ (účetní období – kalendářní rok, tj. 12 po sobě jdoucích měsíců – začínající 1. 1. a končící 31. 12.), § 17 odst. 2 písm. b) ZoÚ (účetní knihy se uzavírají k poslednímu dni účetního období, tj. 31. 12.) a § 19 odst. 1 ZoÚ (řádnou účetní závěrku sestavují účetní jednotky k poslednímu dni účetního období, tj. 31. 12.) účetní jednotky zjišťují skutečný stav majetku a závazků, zaznamenávají tento zjištěný stav do inventurních soupisů a porovnávají zjištěný stav se stavem v účetnictví, tzn. že před sestavením řádné účetní závěrky provádějí tzv. periodickou inventarizaci. V souladu s § 17 odst. 2 písm. a) ZoÚ (ke dni zániku povinnosti vést účetnictví) a § 19 odst. 1 ZoÚ (mimořádná účetní závěrka) provádějí před sestavením mimořádné účetní závěrky tzv. periodickou inventarizaci.

Inventura

V souladu s § 30 odst. 2 ZoÚ účetní jednotky provádějí jednu nebo více inventur a ověřují, zda zjištěný skutečný stav odpovídá stavu v účetnictví. Další inventura nebo více inventur se provádí například při mimořádných událostech, po živelné pohromě, vloupání, zpronevěře hospodářských prostředků, u nichž k těmto událostem došlo, v souvislosti se změnou odpovědného pracovníka, při změně ředitele účetní jednotky, při sloučení nebo rozdělení organizace. Stanovení případů provádění dalších inventur by mělo být předmětem vnitřní směrnice příslušné účetní jednotky. Také rozhodnutí např. že při změně odpovědného pracovníka se provádí inventura, jejíž součástí je předávací protokol by mělo být předmětem vnitřní směrnice příslušné účetní jednotky.

Průběžná inventarizace

Inventarizaci lze provádět i v průběhu účetního období. Tuto inventarizaci mohou účetní jednotky provádět pouze:

u zásob, u nichž účtují podle druhů nebo podle míst jejich uložení nebo hmotně odpovědných osob,

u dlouhodobého hmotného movitého majetku, jenž vzhledem k funkci, kterou plní v účetní jednotce, je v soustavném pohybu a nemá stálé místo, kam náleží.

Termín průběžné inventarizace si stanoví sama příslušná účetní jednotka. Každý druh zásob a hmotného movitého majetku musí být takto inventarizován alespoň jednou za účetní období.

Inventarizace ve zvláštních případech

Jde o inventarizaci položek, které podléhají režimu utajovaných informací tak, aby byl zajištěn odpovídající režim stanovený jinými právními předpisy. Pro zajištění požadavků na organizaci a způsob provedení inventarizace inventarizačních položek, které podléhají režimu utajovaných informací, stanoví účetní jednotka ve své vnitřní směrnici výčet inventarizačních položek a jejich částí, pro které bude stanoven zvláštní postup včetně uvedení odchylek od ustanovení vyhlášky, a dále stanoví způsob prokazování skutečného stavu těchto inventarizačních položek a jejich částí včetně požadovaných podpisových záznamů. Před zahájením inventarizace v režimu utajovaných informací je nezbytné zavázat členy IK k mlčenlivosti o zjištěných skutečnostech.

Inventarizační činnosti u vybraného majetku

Pro inventarizaci kulturních památek, sbírek muzejní povahy a archeologických nálezů se použijí § 30 odst. 1 až 8 ZoÚ pouze v rozsahu, v jakém je účetní jednotka schopna zajistit inventarizaci tohoto majetku společně s plněním zvláštních povinností o zjišťování skutečného stavu tohoto majetku. Požadavky na organizační zajištění a způsob provedení jejich inventarizace stanoví prováděcí právní předpis.

Kulturní památky a archeologické nálezy: Jak je uvedeno v § 14 odst. 1 vyhlášky č. 270/2010 Sb., o inventarizaci majetku a závazků, ve znění pozdějších předpisů, v případě, že účetní jednotka zjišťuje podle jiného právního předpisu skutečný stav a ověřuje jeho soulad s evidencí vedenou podle tohoto právního předpisu v průběhu několika let, sestaví do zahájení inventury plán víceletého zjišťování skutečného stavu pro předmět inventury, který bude obsahovat zejména:

  • identifikaci jednotlivých věcí nebo souborů vybraného majetku, které jsou předmětem víceletého zjišťování skutečného stavu k danému rozvahovému dni (dále jen „fyzicky zjišťovaný majetek”),

  • časový a věcný harmonogram víceletého zjišťování skutečného stavu předmětu majetku, kromě fyzicky zjišťovaného majetku a kulturních památek a archeologických nálezů, které byly zjišťovány v předcházejících obdobích,

  • zajistí podmínky pro zajištění průkaznosti inventurních závěrů, zejména v případech, kdy majetek není fyzicky zjišťován.

Víceleté zjišťování skutečného stavu je zpravidla zajištěno vnitřním předpisem, v němž jsou uvedeny zásady pro jeho praktické provádění.

Sbírky muzejní povahy, které vede Ministerstvo kultury ČR v centrální evidenci: Při inventarizaci sbírek a sbírkových předmětů muzejní povahy se postupuje podle § 12 zákona č. 122/2000 Sb., o ochraně sbírek muzejní povahy a o změně některých dalších zákonů, ve znění pozdějších předpisů, a podle § 3 vyhlášky č. 275/2000 Sb., kterou se provádí zákon č. 122/2000 Sb., o ochraně sbírek muzejní povahy a o změně některých dalších zákonů. Pro účely inventarizace se na sbírku muzejní povahy hledí jako na samostatnou a nedělitelnou věc.

Podle § 15 odst. 3 a 4 zákona č. 122/2000 Sb. se na postup při inventarizaci podle tohoto zákona nevztahuje zákon o účetnictví. Pokud jsou součástí sbírek kulturní památky nebo národní kulturní památky, zůstává způsob jejich ochrany a nakládání s nimi podle zvláštního právního předpisu tímto zákonem nedotčen.

Při inventuře sbírek se porovnává inventarizovaný sbírkový předmět s příslušným záznamem ve sbírkové evidenci, zjišťuje se identifikace sbírkového předmětu podle evidenčního záznamu, jeho stav, potřeba preparace, konzervace nebo restaurování, způsob jeho uložení a kontroluje se prostředí, v němž je sbírkový předmět uložen.

V případě každoroční inventarizace sbírek se určenou částí sbírky rozumí vlastníkem sbírky stanovený počet sbírkových předmětů každé sbírky. Počet sbírkových předmětů každé sbírky určený k inventarizaci v daném kalendářním roce se stanoví tak, aby každá sbírka byla inventarizována v úplnosti nejpozději v průběhu 10 let, u sbírek čítajících více než 200 000 sbírkových předmětů v průběhu 15 let a u sbírek čítajících více než 500 000 sbírkových předmětů v průběhu 20 let. Výběr se provede podle naléhavosti, dosavadního průběhu inventarizace sbírky v minulých letech, případně formou náhodného souboru vybraného počítačem. Určenou část každé sbírky musí každoročně tvořit nejméně 5 % všech sbírkových předmětů, které sbírku tvoří. První inventarizační období začíná běžet dnem zápisu sbírky do centrální evidence a končí inventarizací všech sbírkových předmětů, které byly k tomuto dni evidovány ve sbírkové evidenci vlastníka sbírky.

V případě mimořádné inventarizace sbírky se určenou částí sbírky rozumí ministerstvem stanovený počet sbírkových předmětů dané sbírky. Mimořádnou inventarizaci lze nařídit v těchto případech: pokud došlo k odcizení sbírkových předmětů a je třeba zjistit rozsah škody, po přestěhování sbírky, byla-li sbírka poškozena vnějšími vlivy nebo nemohla-li být z jakéhokoliv důvodu v uplynulém kalendářním roce provedena řádná inventarizace.

Inventuru provádějí nejméně 3 osoby inventarizační komise, kterou jmenuje vlastník sbírky, nebo v případě mimořádné inventarizace ministerstvo. O výsledku inventury sepíše inventarizační komise zápis s podpisy členů inventarizační komise a předloží jej vlastníkovi sbírky. Zjistí-li se rozdíl mezi skutečným stavem a evidenčním záznamem ve sbírkové evidenci, je součástí zápisu protokol, ve kterém se uvedou zjištěné rozdíly včetně zdůvodnění. Vlastník sbírky je povinen oznámit ministerstvu provedení inventarizace a její výsledek, popřípadě opatření stanovená k nápravě zjištěných nedostatků (v případě mimořádné inventarizace stanoví opatření k jejich nápravě ministerstvo).

Provedení inventarizace se zaznamenává v systematické evidenci nebo v chronologické evidenci (zápisem do knih s uvedením data provedení inventury).

Přechodná ustanovení prováděcí vyhlášky č. 275/2000 Sb.:

Pro inventarizaci sbírek zapsaných v centrální evidenci do 31. 12. 2007, s výjimkou sbírek čítajících více než 500 000 sbírkových předmětů, se dosavadní lhůty pro dokončení jejich inventarizace v úplnosti v prvním inventarizačním období, bez ohledu na počet sbírkových předmětů dané sbírky, nemění.

U sbírky muzejní účetní jednotka zjišťuje skutečný stav majetku podle jiných právních předpisů a ověřuje jeho soulad s evidencí vedenou podle jiných právních předpisů.

Obsah inventurního závěru při víceletém zjišťování skutečného stavu vybraného majetku

Obsah inventurního závěru při víceletém zjišťování skutečného stavu kulturních památek a archeologických nálezů Obsah inventurního závěru při víceletém zjišťování skutečného stavu sbírek muzejní povahy
identifikační číslo účetní jednotky identifikační číslo účetní jednotky
popis fyzicky zjišťovaného majetku, pokud není uveden v příloze informace o významných skutečnostech souvisejících s fyzickým stavem sbírky muzejní povahy, které vyšly najevo při zjišťování skutečného stavu podle jiného právního předpisu
celková výše zjištěných rozdílů, které jsou předmětem účetnictví, jejich členění podle analytických nebo podrozvahových účtů, včetně jejich rozdělení, zda se jedná o zvýšení nebo snížení informace, že účetní jednotce nejsou známy důvody pro zpochybnění existence té části předmětu inventarizace, která není fyzicky zjišťovaným majetkem
informace, že účetní jednotce nejsou známy důvody pro zpochybnění existence té části předmětu inventarizace, která není fyzicky zjišťovaným majetkem datum zahájení a ukončení inventury
informace, kde jsou uloženy údaje, v případě, že jsou pro vyhotovení inventurního závěru využity údaje získané při zjišťování skutečného stavu kulturních památek a archeologických nálezů a ověřování jeho souladu s evidencí vedenou podle jiného právního předpisu, a nejsou součástí inventurního závěru nebo přílohy podpisové záznamy osob odpovědných za provedení inventarizace
datum zahájení a ukončení inventury  
podpisové záznamy osob, které jsou odpovědné za provedení inventarizace  

Knihy v knihovnách, které jsou vedeny v registru Ministerstva kultury ČR. Inventarizace knihovního fondu v těchto knihovnách jsou prováděny revizí podle § 16 zákona č. 257/2001 Sb., o knihovnách a podmínkách provozování veřejných knihovnických a informačních služeb (knihovní zákon), ve znění pozdějších předpisů (dále také „knihovní zákon”), a podle prováděcí vyhlášky Ministerstva kultury č. 88/2002 Sb., k provedení zákona č. 257/2001 Sb., o knihovnách a podmínkách provozování veřejných knihovnických a informačních služeb (knihovní zákon). Podle § 16 knihovního zákona se revizí knihovního fondu provádí ověření souladu evidenčních záznamů o jednotlivých knihovních dokumentech se skutečným stavem. U knihovního fondu do 100 000 knihovních dokumentů je provozovatel knihovny povinen provádět revizi jednou za 5 let, u fondu nad 100 000 knihovních dokumentů do 200 000 knihovních dokumentů jednou za 10 let a u knihovního fondu nad 200 000 knihovních dokumentů do 1 000 000 knihovních dokumentů jednou za 15 let. U knihovního fondu od 1 000 000 do 3 000 000 knihovních dokumentů provozovatel knihovny provádí revize postupně každý rok nejméně v rozsahu 5 % z celkového počtu knihovních dokumentů a u knihovního fondu nad 3 000 000 knihovních dokumentů je provozovatel knihovny povinen provádět jeho revizi v rozsahu stanoveném plánem revizí schváleným zřizovatelem knihovny minimálně v rozsahu 200 000 knihovních dokumentů ročně.

Provozovatel knihovny je podle § 7 vyhlášky č. 88/2002 Sb. povinen zajistit sepsání zápisu o výsledku revize knihovního fondu. Pokud byl při revizi zjištěn rozdíl mezi evidovaným a skutečným stavem knihovního fondu, je součástí zápisu o výsledku revize knihovního fondu uveden seznam zjištěných rozdílů. Zjistí-li ministerstvo, že provozovatel knihovny porušil své povinnosti, stanoví podle § 16 zákona č. 257/2001 Sb. přiměřenou lhůtu k jejich odstranění, a pokud nedostatky nebyly odstraněny, může uložit pokutu od 5 000 do 200 000 Kč.

Na postup při revizi knihovního fondu podle tohoto zákona se nevztahují zvláštní právní předpisy, tj. zákon o účetnictví a vyhláška č. 270/2010 Sb.

Je třeba mít na paměti, že podle knihovního zákona je inventarizace prováděna revizí pouze u knihovního fondu, který slouží veřejnosti a který byl na základě žádosti provozovatele knihovny zařazen do registru Ministerstva kultury ČR.

U knihoven, které nejsou zapsány jako knihovní fond, například školní nebo obecní, knihovny domovů důchodců apod., jsou dotčené účetní jednotky povinny provádět inventuru v souladu s ustanoveními zákona o účetnictví a podle vyhlášky č. 270/2010 Sb.

Zjednodušená inventura

Zjednodušenou inventurou se rozumí činnosti prováděné při inventarizaci jiných pasiv vykazovaných na jednotlivých položkách položek C.I. a C.II. rozvahy s výjimkou položky C.I.3., které jsou nutné pro vyhotovení zjednodušených inventurních soupisů.

Fyzická inventura

Podle způsobu provádění inventur rozlišujeme fyzickou a dokladovou inventuru.

V případě majetku, u kterého lze vizuálně zjistit jeho fyzickou existenci, je zjišťován skutečný stav fyzickou inventurou. Při fyzické inventuře (prvotní) je základním způsobem zjišťování skutečného stavu majetku ověření jeho fyzické existence. Pokud majetek účetní jednotky užívá někdo jiný, lze si ověřit jeho existenci vyžádáním potvrzení od osoby, která má tento majetek v držení nebo užívání. U nemovitého majetku, který se běžně užívá, stačí prokázání jeho skutečného stavu na základě fotografické nebo jiné dokumentace.

Skutečný stav se při fyzické inventuře zjišťuje přepočtením, převážením, přeměřením nebo technickým propočtem.  

Účetní jednotky při periodické inventarizaci:

a) mohou zahájit inventuru nejdříve čtyři měsíce před rozvahovým dnem

b) ukončí inventuru nejpozději dva měsíce po rozvahovém dni.

Z toho vyplývá, že v případě fyzických inventur může být okamžik zahájení inventury 1. 9. běžného roku a okamžik ukončení (u vybraných účetních jednotek v návaznosti na ustanovení vyhlášky č. 383/2009 Sb., o účetních záznamech v technické formě vybraných účetních jednotek a jejich předávání do centrálního systému účetních informací státu a o požadavcích na technické a smíšené formy účetních záznamů – technická vyhláška o účetních záznamech resp. její příloha č. 3 Termíny pro předávání konsolidačních účetních záznamů) nejpozději 25. 2. následujícího roku.

Předmětem fyzické inventury je také skutečný stav majetku, který nemá vybraná účetní jednotka ve vlastnictví nebo nemá k němu příslušnost hospodaření, ale který se nachází na pozemcích, v budovách nebo jiných prostorech, které má tato vybraná účetní jednotka ve vlastnictví nebo k nim má příslušnost hospodaření, pokud mohou z této skutečnosti vznikat pro vybranou účetní jednotku práva nebo povinnosti.

Fyzickou inventurou se zajišťuje vyhotovení inventurních soupisů a dodatečných inventurních soupisů.

Dokladová inventura

Dokladovou inventurou se zjišťují skutečné stavy majetku a závazků v případech, kdy povaha předmětu inventury neumožňuje provést fyzickou inventuru. Dokladovou inventuru účetní jednotky při periodické inventarizaci:

a) mohou zahájit inventuru nejdříve čtyři měsíce před rozvahovým dnem

b) ukončí inventuru nejpozději dva měsíce po rozvahovém dni. Jedná se např. o závazky, pohledávky, oprávky, opravné položky, inventarizační položky časového rozlišení, inventarizační položky dohadných účtů rezervy, peněžní fondy, majetek, podmíněné pohledávky, podmíněné závazky zaúčtované v knize podrozvahových účtů (podrozvahové inventarizační položky) nebo jiná aktiva nebo pasiva, u nichž nelze vizuálně zjistit jejich existenci, včetně zaknihovaných cenných papírů, u kterých je zjišťován skutečný stav dokladovou inventurou. Existence tohoto majetku se ověřuje průkaznými účetními záznamy např. účetními doklady, kterými jsou tyto skutečnosti dokládány. Při ověřování se vychází z inventarizačních evidencí, což mohou být různé pomocné evidence jako dodací listy, faktury, listiny, smlouvy apod.

Rozdíl mezi inventarizací a inventurou

Inventarizace

Účetní jednotky při inventarizaci postupují tak, že provádějí jednu nebo více inventur a ověřují, zda zjištěný skutečný stav odpovídá stavu v účetnictví.

Při inventarizaci účetní jednotky zjišťují skutečné stavy majetku a závazků a zaznamenávají je v inventurních soupisech. Tyto stavy zjišťují:

a) fyzickou inventurou u majetku, u kterého lze vizuálně zjistit jeho existenci, nebo

b) dokladovou inventurou u závazků a majetku, u kterého nelze vizuálně zjistit jeho existenci, a to včetně jiných aktiv, jiných pasiv a skutečností účtovaných v knize podrozvahových účtů.

Zjištěný skutečný stav je porovnán se stavem v účetnictví, to znamená, že vždy se účetnictví upravuje podle skutečnosti, nikoliv a ne naopak. Inventarizace je činnost, která se skládá z jedné nebo více inventur. Při inventarizaci se zjišťují i další skutečnosti vyplývající z § 25 a 26 ZoÚ (zásada opatrnosti) tzn. zda není nutno vytvořit rezervy, opravné položky či zda byl správně sestaven odpisový plán (výše odpisů). Organizace přípravy, postupů a prací k provedení inventarizace je plně v pravomoci a odpovědnosti účetní jednotky. Inventarizace majetku a závazků je významnou součástí kontrolního systému účetních jednotek. Je to nástroj průkaznosti účetnictví. Inventarizací se rozumí zjištění skutečného stavu majetku a závazků, který se pak srovnává se stavem zachyceným v účetnictví. Následně se vyčíslují inventarizační rozdíly a případně další zajištění, vypořádání inventarizačních rozdílů a jejich zaúčtování.

Inventura

Inventurou fyzickou nebo dokladovou nebo i kombinací uvedených způsobů zjišťování se zjišťují skutečné stavy majetku a závazků, které se zaznamenávají do inventurních soupisů, dodatečných inventurních soupisů a zjednodušených soupisů. Inventurní soupisy, dodatečné inventurní soupisy a zjednodušené inventurní soupisy jsou nezbytnou podmínkou pro zajištění průkaznosti v účetnictví. Inventurní soupis, dodatečný inventurní soupis a zjednodušený inventurní soupis musejí obsahovat skutečnosti podle § 30 odst. 7 ZoÚ a podle § 8 vyhlášky č. 270/2010 Sb.

Vymezení majetku a závazků podléhajících inventarizaci

Při stanovení majetku a závazků podléhající inventarizaci v účetní jednotce je nezbytné vycházet z účtového rozvrhu příslušné účetní jednotky, který je sestaven v návaznosti na příslušnou směrnou účtovou osnovu. Účetní jednotky na základě směrné účtové osnovy (u vybraných účetních jednotek Příloha č. 7 vyhlášky č. 410/2009 Sb., kterou se provádějí některá ustanovení zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů, pro některé vybrané účetní jednotky, ve znění pozdějších předpisů) sestavují účtový rozvrh, v němž uvádějí všechny účty (syntetické, analytické, podrozvahové) potřebné k zaúčtování všech účetních případů uskutečňujících se v účetní jednotce. Předmětem inventarizace jsou položky rozvahy s výjimkou výsledku hospodaření a všechny položky knihy podrozvahových účtů vykázané v příloze účetní závěrky.

Podle § 30 odst. 12 ZoÚ se ustanovení týkající se inventarizace majetku a závazků použijí pro inventarizaci jiných aktiv a jiných pasiv, včetně skutečností účtovaných v knize podrozvahových účtů.

Zjednodušený inventurní soupis

Zjednodušeným inventurním soupisem je průkazný účetní záznam, kterým vybraná účetní jednotka prokazuje alespoň přírůstky a úbytky stavu jiných pasiv za účetní období, které byly zjištěny zjednodušenou inventurou.

Provádění zjednodušené inventury při inventarizaci jiných pasiv vykazovaných na jednotlivých položkách C.I. s výjimkou položky C.I.3. a na jednotlivých položkách C.II. pasiv rozvahy

Při provádění zjednodušené inventury se skutečně zjištěný stav zaznamenává ve zjednodušeném inventurním soupisu. V případě položek C.I. (syntetických účtů 401 až 408) t.j.:

C.I.1. Jmění účetní jednotky (syntetický účet 401),

C.I.2. Fond privatizace (syntetický účet 402),

C.I.4. Kurzové rozdíly (syntetický účet 405),

C.I.5. Oceňovací rozdíly při prvotním použití metody (syntetický účet 406),

C.I.6. Jiné oceňovací rozdíly (syntetický účet 407),

C.I.7. Opravy předcházejících účetních období (syntetický účet 408),

s výjimkou položky C.I.3. Transfery na pořízení dlouhodobého majetku (syntetický účet 403)

a položek C.II. (syntetických účtů 411 až 416), tj.:

C.II.1. Fond odměn (syntetický účet 411),

C.II.2. Fond kulturních a sociálních potřeb (syntetický účet 412),

C.II.3. Rezervní fond tvořený ze zlepšeného výsledku hospodaření (syntetický účet 413),

C.II.4. Rezervní fond z ostatních titulů (syntetický účet 414),

C.II.5. Fond reprodukce majetku, fond investic (syntetický účet 416),

C.II.6. Ostatní fondy (syntetický účet 419),

je proto dostačující, aby byla prováděna pouze zjednodušená inventura, tzn. aby byly zjišťovány a vyhodnocovány pouze jednotlivé přírůstky a úbytky mezi počátečním stavem a stavem vykázaným k rozvahovému dni. Zjednodušený inventurní soupis by měl obsahovat počáteční stav, jednotlivé přírůstky a úbytky a stav k rozvahovému dni, tzn. že v rámci periodické inventarizace majetku a závazků je u výše uvedených inventarizačních položek prováděna pouze zjednodušená inventura. Stavy, přírůstky a úbytky mezi počátečním stavem a stavem vykázaným k rozvahovému dni výše uvedených položek zjištěné dokladovou inventurou by v tomto případě byly zaznamenány ve zjednodušeném inventurním soupisu.

Ve své podstatě se nejedná o běžné zjišťování oceňování stavu a rozdílů, ale o prověřování správnosti účtování na těchto syntetických účtech. Proto je vhodné, aby se při zjišťování stavů nevycházelo z prvotní inventury (tzn. aby nebyla prováděna prvotní inventura), ale aby byly zjišťovány a vyhodnocovány pouze přírůstky a úbytky mezi počátečním stavem a stavem vykázaným k rozvahovému dni, tzn. aby byla prováděna v rámci periodické inventarizace zjednodušená inventura, při které jsou zaznamenány ve zjednodušeném inventurním soupise jednotlivé přírůstky a úbytky mezi počátečním stavem a stavem vykázaným k rozvahovému dni. U položek C.II. je pro úplnost nutné zmínit i § 18 ZoÚ, ze kterého pro účetní jednotky vyplývá povinnost v příloze účetní závěrky vysvětlit a doplnit informace obsažené v rozvaze a výkazu zisku a ztráty, a ustanovení § 45 odst. 1 písm. f) vyhlášky č. 410/2009 Sb., ze kterého vyplývá, že příloha účetní závěrky mimo jiné obsahuje informace o tvorbě a čerpání fondů v položce F. Doplňující informace k fondům účetní jednotky, tzn. doplňující informace k položkám pasiv rozvahy C.II.

Ze závazného vzoru přílohy účetní závěrky je patrné, že „přehledy” (tabulky) jednotlivých fondů obsahují počáteční stav k 1. lednu příslušného fondu, jednotlivé „formy” tvorby příslušného fondu v běžném účetním období, jednotlivé formy čerpání příslušného fondu v běžném účetním období a konečný stav fondu k rozvahovému dni.

Inventarizační činnosti

Při inventarizaci zajišťuje vybraná účetní jednotka činnosti nutné pro vyhotovení inventurních soupisů, dodatečných inventurních soupisů, zjednodušených inventurních soupisů, inventurních zápisů, inventurních závěrů a vyhotovení dalších souvisejících účetních záznamů tak, že:

  1. sestavuje plán inventur a stanoví postup při jeho sestavování,
  2. zřizuje inventarizační komisi nebo inventarizační komise, případně ústřední inventarizační komisi, jmenuje jejich členy a stanoví rozsah pravomocí a činností těchto členů při inventarizaci,
  3. stanoví pravidla pro jmenování členů inventarizační komise nebo inventarizačních komisí, případně ústřední inventarizační komise, včetně stanovení požadavků na jejich znalosti, a to zejména při zjišťování skutečných stavů,
  4. zajišťuje prostřednictvím ústřední inventarizační komise nebo jiným způsobem řízení a kontrolu činností inventarizačních komisí a sestavení inventarizační zprávy,
  5. zajišťuje podmínky pro zjišťování skutečného stavu inventarizačních položek a jejich částí; v případě, že pro zjišťování skutečného stavu některých částí inventarizačních položek je nutné jejich vážení, měření nebo použití jiných obdobných postupů, stanoví způsob jejich používání a případnou výši odchylek při jejich používání s ohledem na tyto postupy nebo specifika inventarizačních položek a jejich částí,
  6. zajišťuje podmínky pro ověřování, zda zjištěný skutečný stav inventarizačních položek a jejich částí odpovídá jejich stavu v účetnictví, a to včetně podmínek pro zjišťování zúčtovatelných rozdílů nebo inventarizačních rozdílů,
  7. zajišťuje součinnost svých zaměstnanců a vnitřních útvarů vybrané účetní jednotky s inventarizačními komisemi,
  8. zajišťuje připojování podpisových záznamů osob odpovědných za průkaznost účetních záznamů, včetně souhrnných účetních záznamů, nezbytných pro vyhotovení inventurních soupisů, dodatečných inventurních soupisů, zjednodušených inventurních soupisů a inventurních zápisů,
  9. zajišťuje změny ocenění podle § 26 odst. 1 a 2 ZoÚ a ocenění částí inventarizačních položek, které nebyly v souladu se skutečným stavem zaúčtovány, nebo výše jejich ocenění neodpovídá skutečnému stavu; pro ocenění přebytků zjištěných zejména prvotní inventurou stanoví postupy tak, aby náklady nepřevýšily přínosy plynoucí z této informace,
  10. stanoví výši ocenění pohledávek a závazků, od které bude prováděno vzájemné odsouhlasení jednotlivých pohledávek a závazků, a zajišťuje toto odsouhlasení,
  11. zajišťuje zjišťování údajů z jiných evidencí,
  12. stanoví, zda při dokladové inventuře je nutné zjišťovat i skutečnosti, které nevyplývají z účetních záznamů ani z jiných evidencí; případně stanoví postupy pro toto zjišťování,
  13. stanoví pro průběžné inventarizace způsob jejich provedení a náležitosti inventurních zápisů, pokud jsou jimi nahrazeny inventurní soupisy,
  14. stanoví postupy pro vyhotovení účetních dokladů pro účetní zápisy zúčtovatelných rozdílů nebo inventarizačních rozdílů, včetně případných změn v ocenění uváděných v inventurním soupisu, dodatečném inventurním soupisu, zjednodušeném inventurním soupisu nebo inventurním zápisu tak, aby účetní závěrka účetní jednotky podávala věrný a poctivý obraz předmětu účetnictví a finanční situace účetní jednotky podle § 7 odst. 1 ZoÚ,
  15. stanoví postupy pro vyhodnocení inventarizační zprávy,
  16. zajišťuje další činnosti stanovené zákonem nebo jiným právním předpisem.

Vybraná účetní jednotka dále zajistí:

  1. označení všech částí inventarizačních položek nezaměnitelným inventarizačním identifikátorem pro jejich jednoznačné určení,
  2. vedení seznamu a popisu inventarizačních identifikátorů, pokud tyto skutečnosti nevyplývají z vnitřního předpisu nebo jiné dokumentace.

Pro naplnění požadavků na organizaci a způsob provedení inventarizace vybraná účetní jednotka zajistí, aby její zaměstnanci nebo jiné osoby, kteří zajišťují provedení inventarizace, byli s těmito skutečnostmi seznámeni. Zajištění této povinnosti provádí vybraná účetní jednotka vnitřním předpisem.

Při zjišťování skutečného stavu inventarizačních položek a jejich částí a ověřování tohoto stavu se stavem v účetnictví využívá vybraná účetní jednotka inventarizační evidence tak, aby na