dnes je 28.10.2021

Input:

Oběh účetních dokladů

1.1.2017, , Zdroj: Verlag Dashöfer

6.3.5
Oběh účetních dokladů

Ing. Danuše Prokůpková

SMĚRNICE O OBĚHU (ÚČETNĺCH) DOKLADŮ

Územního samosprávného celku

Účetní jednotka: ……………………….

Označení: ……………………………… Číslo: ……………………………………

Zpracoval: ……………………………… Kontroloval: …………………………….

Platnost: ………………………………… Závaznost: ………………………………

Datum vydání: …………………………. Vydává: ………………………………….

Nahrazuje: ……………………………… Doplňuje: ………………………………..

Počet stran: ……………………………. Přílohy: …………………………………..

Oddíl I

Úvod – společná část

Právní úprava:

  • Zákon č. 89/2012 Sb., občanský zákoník

  • Zákon č. 128/2000 Sb., o obcích, ve znění pozdějších předpisů

  • Zákon č. 129/2000 Sb., o krajích, ve znění pozdějších předpisů

  • Zákon č. 131/2000 Sb., o hlavním městě Praze, ve znění pozdějších předpisů

  • Zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů

  • Vyhláška č. 410/2009 Sb., kterou se provádějí některá ustanovení zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů, pro některé vybrané jednotky

  • Zákon č. 262/2006 Sb., zákoník práce, ve znění pozdějších předpisů

  • Zákon č. 218/2000 Sb., o rozpočtových pravidlech a o změně některých souvisejících zákonů (rozpočtová pravidla), ve znění pozdějších předpisů

  • Zákon č. 219/2000 Sb., o majetku České republiky a jejím vystupování v právních vztazích, ve znění pozdějších předpisů

  • Zákon č. 250/2000 Sb., o rozpočtových pravidlech územních rozpočtů, ve znění pozdějších předpisů

  • Zákon č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole, ve znění pozdějších předpisů

  • Zákon č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty, ve znění pozdějších předpisů

  • Zákon č. 134/2016 Sb., o zadávání veřejných zakázek, ve znění pozdějších předpisů

  • Vyhláška MF ČR č. 430/2001 Sb., o nákladech na závodní stravování a jejich úhradě v organizačních složkách státu a státních příspěvkových organizacích, ve znění pozdějších předpisů

  • Vyhláška č. 84/2005 Sb., o nákladech na závodní stravování a jejich úhradě v příspěvkových organizacích zřízených územními samosprávnými celky

  • Vyhláška č. 416/2004 Sb., kterou se provádí zákon o finanční kontrole

  • Vyhláška č. 323/2002 Sb., o rozpočtové skladbě, ve znění pozdějších předpisů

  • Vyhláška č. 383/2009 Sb., o účetních záznamech v technické formě vybraných účetních jednotek a jejich předávání do centrálního systému účetních informací státu a o požadavcích na technické a smíšené formy účetních záznamů (technická vyhláška o účetních záznamech)

Čl. 1

Forma – náležitosti

1.1. Podkladem pro zápisy účetních případů v účetních knihách jsou účetní doklady. Účetní doklady jsou průkazné účetní záznamy, které v souladu s § 11 zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů, musí obsahovat

  1. označení účetního dokladu,
  2. obsah účetního případu a jeho účastníky,
  3. peněžní částku nebo informaci o ceně za měrnou jednotku a vyjádření množství,
  4. okamžik vyhotovení účetního dokladu,
  5. okamžik uskutečnění účetního případu, není-li shodný s okamžikem podle písmene d),
  6. podpisový záznam podle § 33a odst. 4 ZoÚ osoby odpovědné za účetní případ a podpisový záznam osoby odpovědné za jeho zaúčtování.

Skutečnosti podle písmen a) až f) prokazuje účetní jednotka – ÚSC, pouze účetním dokladem.

1.2. Účetní jednotky jsou povinny vyhotovovat účetní doklady bez zbytečného odkladu po zjištění skutečností, které se jimi zachycují, a to tak, aby bylo možno určit obsah každého jednotlivého účetního případu způsobem podle § 8 odst. 5 ZoÚ.

1.3. Forma směrnice:

  • popisná,

  • schematická.

Součástí této směrnice

Var.:

jsou podpisové vzory osob, které s účetními doklady pracují,

Podpisové vzory osob jsou součástí vnitřní směrnice „Podpisový řád organizace” č………ze dne………..

1.4. Oběh účetních dokladů:

  • prokazuje postup předávání dokladů od jejich vyhotovení až po uložení – archivaci ve smyslu vnitřní směrnice organizace „Spisový, archivační a skartační řád” č. ……… ze dne …………

  • vymezuje oprávnění a odpovědnost jednotlivých osob za ověření věcné i formální správnosti,

  • uvádí návaznost pracovních postupů včetně lhůt předávání dokladů mezi jednotlivými pracovišti (pracovníky).

Čl. 2

Formy kontrol účetních dokladů

2.1 Druhy účetního dokladu:

  • externí doklady,

  • interní doklady.

2.2 Kontrolou formální správnosti se rozumí kontrola náležitostí účetního dokladu dle zákona o účetnictví a zákona o finanční kontrole, tj. oprávněnosti pracovníků, kteří nařídili nebo schválili operace, které účetní doklady dokládají. Prověřuje se rovněž, zda doklad obsahuje všechny předepsané náležitosti.

Z formálního hlediska přezkušují před právním úkonem účetní doklady správci rozpočtu, po uskutečnění právního úkonu hlavní účetní. Oprávněnost pracovníků podepsaných na účetním dokladu se provádí porovnáním podpisu s podpisovým vzorem, popř. ověřením platnosti použitého nákladového (trojúhelníkového) razítka příslušného útvaru podle organizační směrnice „Číselník útvarů“, přílohy č. 1 a č. 2 k této směrnici a podpisových vzorů.

2.3 Kontrolou přípustnosti a věcné správnosti se rozumí přezkoušení správnosti údajů uvedených v dokladech. Kontrola správností finanční a majetkové operace (dále jen „operace“) spočívá v kontrole souladu s právními předpisy a dalšími dokumenty, které svědčí pro přípustnost operace a dosažení optimálního vztahu mezi její hospodárností, účelností a efektivností. Přezkušuje se správnost údajů v účetních dokladech, tj. jejích soulad se skutečností. Jde zejména o správnost peněžních částek, údajů o množství, účetního období, sazby DPH, data zdanitelného plnění, správnost podpisu operace, početní správnost číselných údajů vznikajících aritmetickými operacemi aj., ve smyslu ustanovení vyhlášky č. 416/2004 Sb., k finanční kontrole. Správnost údajů se přezkušuje u každého dokladu. Pracovník, který doklad přezkušuje, má právo požadovat vysvětlení popř. odborný posudek od pracovníků věcně příslušného útvaru. Přezkoušení účetních dokladů z věcného hlediska potvrdí svým podpisem dle podpisového vzoru a razítkem s číslem útvaru. Z věcného hlediska a z hlediska přípustnosti přezkušují účetní doklady příkazci operací.

Přezkušováním přípustnosti operací se rozumí prověřování, zda k hospodářským operacím dochází v souladu s obecně platnými předpisy, s vnitřními předpisy a se schválenými finančními limity. Z hlediska přípustnosti operací přezkušují účetní doklady v rozsahu svých kompetencí příkazci operací i správce rozpočtu ve smyslu ustanovení vyhlášky č. 416/2004 Sb., k finanční kontrole.

2.4 Příprava k zaúčtování vyžaduje opatření dokladu číslem z číselné řady. Pracovník odpovědný za zaúčtování předepíše na účetní doklad, případně na přílohu k účetnímu dokladu účtovací předpis a další nutné informace.

Poznámka k Var.:

V případě, že bude rozhodnuto o umístění náležitostí účetního dokladu na jiných než účetních písemnostech, bude dále tato možnost (pokud nastane) výslovně uvedena.

Celá pořizovací věta se skládá z následujících slov:

  • Číslo účetního dokladu

  • Datum účetního případu

  • Syntetický účet

  • Analytický účet

  • Kapitola

  • Oddíl a paragraf

  • Položka

  • Účelový zdroj organizace

  • Hodnota na straně Má Dáti

  • Hodnota na straně Dal

2.5.1 Označení účetních dokladů, účetních knih a ostatních účetních záznamů a jejich uspořádání musí být provedeno tak, aby bylo zřejmé, že jsou kompletní a kterého účetního období se týkají.

2.5.2 Opravy v účetních záznamech lze realizovat v souladu s ustanovením § 35 odst. 1 až 6 ZoÚ a nesmějí vést k neúplnosti, neprůkaznosti, nesprávnosti, nesrozumitelnosti nebo nepřehlednosti účetnictví. Odpovědnost za správné označování účetních dokladů a za jejich případné opravy nesou příslušní odpovědní pracovníci, níže uvedení podle jednotlivých typů účetních dokladů.

2.5.3 Náležitosti daňových dokladů (pokud přicházejí v organizaci v úvahu) jsou stanoveny zákonem č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty, ve znění pozdějších předpisů. Veškeré tyto náležitosti je třeba mít na zřeteli při vystavování daňových dokladů na výstupu a při uplatňování odpočtu DPH na vstupu. Odpovědnost nesou jednotliví pracovníci, dále uvedení pro jednotlivé typy dokladů.

2.5.4 Zaúčtování dokladu do účetních knih ve smyslu § 13 ZoÚ, vyžaduje zajistit na dokladu poznámku o zaúčtování s podpisem odpovědné osoby a s uvedením data, kdy bylo účtováno.

2.6 Úschova vyžaduje stanovení lhůt (minimální lhůty jsou stanoveny zákonem o účetnictví) a stanovení zodpovědných osob. Archivaci účetních dokladů je třeba realizovat v souladu s ustanovením § 33 odst. 8 ZoÚ.

Poznámka Var.:

Účetní záznamy včetně záznamů na technických nosičích dat budou uloženy odděleně od ostatních písemností organizace. Úschova účetních záznamů pro účely vedení účetnictví je upravena v souladu s § 31 odst. 1 ZoÚ.

2.7 Archivace a skartace znamená stanovení způsobu skartace dokladů a stanovení zodpovědných osob. Úschova, archivace a skartace se řídí spisovým, archivním a skartačním řádem organizace, ve kterém jsou stanoveny bližší podmínky. (Odvolávka na vnitřní směrnici č…..ze dne ……)

Čl. 3

Předmět úpravy

  • Oběh dokladů – výdajová část

    1. Dodavatelské faktury
    2. Doklady k účtování o stavu a pohybu majetku
    3. Doklady k účtování o mzdách, odvodu pojistného sociálního a zdravotního pojištění, daně ze mzdy a srážek mezd
    4. Doklady při poskytování náhrad výdajů při pracovních cestách
    5. Doklady k ostatním platbám
    6. Doklady k účtování o fondu kulturních a sociálních potřeb
    7. Doklady k účtování závodní jídelny
    8. Doklady k účtování cenin (stravenek)
  • Oběh dokladů – příjmová část

    1. Vydané faktury
  • Oběh pokladních dokladů

  • Oběh bankovních dokladů

  • Podpisové vzory

Čl. 4

Závaznost směrnice

4.1 Ustanovení této směrnice se vztahují na oběh vnějších a vnitřních účetních dokladů, ověřujících provedení hospodářských operací spojených s účtováním o majetku, závazcích, tvorbě výsledku hospodaření, výdajových a příjmových operacích, o nichž se účtuje v účetnictví, tj.:

  • faktur a dobropisů za dodávky investiční povahy,

  • faktur a dobropisů za dodávky neinvestiční povahy,

  • dokladů k ostatním platbám (bez faktur),

  • dokladů k výplatě mezd, odvodů pojistného na sociální a zdravotní pojištění, daní z příjmu a srážek z mezd,

  • faktur vydaných externím fyzickým a právnickým osobám,

  • dokladů k ostatním nefakturovaným příjmům,

  • dokladů při pracovních cestách,

  • pokladních dokladů,

  • dokladů za pohledávky z titulu smluvních pokut a úroků z prodlení.

4.2 Hospodaření organizace - ÚSC a z toho vyplývající hospodářské operace a účetnictví je upraveno výše uvedenými základními předpisy a Českými účetními standardy.

4.3. Podle této směrnice a zásad v ní uvedených postupují všichni pracovníci (resp. správci prostředků) včetně pokladny a samostatných oddělení organizace – ÚSC, podle „Organizačního řádu” č……..ze dne ……. a jeho příloh č……..a podle „Pracovního řádu”………… a jeho příloh…………… Ostatní pracovníci organizace, kteří se v rámci plnění svých úkolů stanou účastníky realizovaných účetních případů, jsou povinni plnit pokyny správců rozpočtových prostředků ve smyslu zásad stanovených směrnicí o oběhu účetních dokladů.

4.4. Kontrolu dodržování směrnice o oběhu účetních dokladů zabezpečuje samostatné oddělení.

Poznámka

Odpovědnost stanovit jmenovitě podle popisu pracovních míst ve smyslu organizačního řádu organizace, nebo možné zvolit klíč podle nadřízenosti a podřízenosti v delegování pravomocí apod.

Var:

  • vedoucí ekonomického oddělení

  • vedoucí finanční účtárny

  • vedoucí kontrolního odboru

  • vedoucí odboru vnitřních věcí apod.

Oddíl II

Oběh dokladů – výdajová část

Čl. 5

Přijaté – Dodavatelské faktury

5.1 Faktury došlé do organizace, a to jak do podatelny, tak případně do sekretariátu na jednotlivých odborech, musí být předány

Var.:

ekonomickému resp. finančnímu odboru (dále jen EO resp. FO) k evidenci denně do 12 hodin.

5.1.1 Přijaté faktury jsou:

  • předány (Var.:EO resp. FO) odboru pro zápis do knihy došlých faktur,

  • roztříděny na faktury z dovozu a tuzemské a dále na investiční, materiálové a režijní, (Var: případně další třídění),

  • označeny interní číselnou řadou (vzestupně),

  • zaznamenány chronologicky,

  • zaúčtovány jako předpis závazku,

  • opatřeny vnitřním účetním dokladem – „Průvodkou účetního dokladu” (příloha č. 1), založí se do desek příslušného odboru nebo oddělení, tzn. budou neprodleně předloženy kompetentnímu pracovníkovi odboru (oddělení), který ověří věcnou správnost.

Var.: Hlediska pro ověření jsou blíže zaznamenána ve vnitřní směrnici

Název ……… č………… ze dne …………………

(var.: kompetence jsou stanoveny v bodě 5.2, organizačním řádem jiným předpisem organizace).

5.1.2 Pověření pracovníci jednotlivých odborů organizací si denně vyzvednou faktury ve finanční účtárně,

- omylem dodaná faktura na příslušný odbor musí být neprodleně vrácena finanční účtárně,

- v případě, že přijde faktura přímo příslušnému odboru, je povinností vedoucího odboru zajistit její okamžité předání finanční účtárně organizace,

- pokud nemá být dodavatelská faktura uhrazena, vrátí ji odbor, kterému přísluší, s písemným odůvodněním přímo dodavateli a kopii, odůvodnění předá finanční účtárně.

5.2. Věcnou a obsahovou správnost přezkušuje

odpovědný pracovník odboru, potvrzuje ji svým podpisem dle podpisového vzoru:

Typ faktury  Cenová hranice  funkce  Jméno  Poznámka  
Zahraniční faktury      
Tuzemské faktury      
Investiční faktury      
Materiálové faktury      
Režijní faktury      
Faktury za služby      
Var.: Další členění      

Poznámka k Var.:

Kompetence a odpovědnosti by měly být v souladu s organizačním řádem a dalšími vnitřními normami. Pokud budou kompetence předmětem jiného vnitřního předpisu, stačí se na ně na tomto místě odvolat.

5.3. Ověřený originál faktury předá uvedený pracovník neprodleně, nejpozději do 7 dnů, k proúčtování.

5.4 Formální správnost pro možnosti proúčtování a další způsob evidence zkontroluje a potvrzuje svým podpisem pověřený pracovník účtárny.

(var.: vedoucí finanční účtárny) organizace.

5.5. Ověřený doklad předá pracovník finanční účtárny k automatizovanému zpracování a poté k založení (úschově).

5.6. Při zajišťování dodávek jsou správci povinni dodržovat zásady pro zadávání veřejných zakázek dle zákona č. 137/2006 Sb., o zadávání veřejných zakázek, ve znění pozdějších předpisů.

Čl. 6

Likvidace a placení faktur

6.1 Účetní doklady – vnitřní

Účetní doklad „Průvodkou účetního dokladu” vyhotovuje jednou pověřený pracovník finanční účtárny ke každé došlé faktuře (jako její součást) ihned po obdržení faktury. Účetní doklad je předán spolu s fakturou k ověření přípustnosti a věcné správnosti.

6.2. Správce rozpočtových prostředků (pověřený pracovník) po obdržení faktury zajistí:

  • kontrolu věcné a finanční správnosti faktury,

  • doplnění údajů v oddíle 1 přiloženého účetního dokladu,

  • připojení příloh souvisejících s fakturou – kopie smlouvy nebo objednávky, dodacích listů, příjemky, výdejky apod.,

  • registraci do operativně technické evidence (OTE) majetku organizace u příslušného zaměstnance samostatného oddělení – Evidence majetku (dále jen „odd. evidence majetku” dle organizačního řádu) v případě dodávky charakteru dlouhodobého hmotného a nehmotného majetku.

6.3 Správci rozpočtu hospodaří s rozpočtovými prostředky ve smyslu ustanovení § 13 vyhlášky č. 416/2004 Sb.

Varianty:

  • až do výše jim přidělené a schválené,

  • vždy s následným souhlasem samostatného finančního odboru.

Poznámka Var.:

Postup při zařazování majetku do evidence upravuje směrnice o nakládání s majetkem organizace.

6.4 Zaměstnanec finanční účtárny provede:

  • kontrolu platby z hlediska výše limitu,

  • kontrolu přípustnosti operace (např. z hlediska přiřazení platby správcem do příslušného paragrafu, výdajové položky, čísla správce a podpoložky apod.),

  • kontrolu podpisu oprávněného správce a likvidátora.

Provedení kontroly potvrdí svým podpisem v příslušném účetním dokladu.

Při neúplném či nesprávném vyplnění účetního dokladu nebo při nesprávném podpisu správce vrátí účetní doklad ihned zpět příslušnému správci k doplnění.

6.5 Pověření zaměstnanci účtárny provedou:

  1. kontrolu náležitostí účetního dokladu (§ 11 ZoÚ).
  2. Finanční účtárna nezaúčtuje účetní případ, pokud není její přípustnost potvrzena podpisem odpovědného správce podle podpisového vzoru. V opačném případě je účtárna povinna vrátit doklad k doplnění přes podpisovou knihu
  3. doplnění účtových předpisů a zaúčtování faktur dle připojených dokladů,
  4. účtování na majetkové účty v případě dodávek charakteru nehmotného a hmotného majetku,
  5. vydání platebního příkazu peněžnímu ústavu k úhradě faktury.

Účtárna neprovede vydání příkazu, pokud není přípustnost potvrzena podpisem správce svěřených finančních prostředků podle pověření a odpovědnosti.

Čl. 7

Doklady k účtování o evidenci majetku

7.1 Registraci do operativní evidence (dále OTE) majetku osvědčují pracovníci příslušného oddělení (var.: např. odd. evidence majetku) podpisem v příslušném oddíle účetního dokladu.

V mimořádných případech (ohrožení termínu splatnosti faktury, postupná fakturace dílčího celku apod.) může správce rozpočtu provést registraci v odd. evidence majetku až po zaplacení faktury. Tuto skutečnost je povinen uvést jako informaci pro finanční účtárnu na účetním dokladu.

7.2. Protokol o převzetí DNHM a DHM vyhotovuje pověřený pracovník příslušného odboru nebo organizace pověřené správou majetku organizace ve dvou vyhotoveních při převzetí dlouhodobého nehmotného a hmotného majetku do evidenčního stavu organizace. Jedno vyhotovení obratem předává finančnímu odboru (resp. oddělení, resp. referátu) k zaúčtování a jedno si ponechává pro vlastní evidenci. Protokol schvaluje vedoucí odboru, do kterého je dlouhodobý hmotný majetek zařazen, nebo jím pověřený pracovník. Pracovník pověřený vedením evidence DNHM a DHM současně provádí kontrolu správnosti a opatřuje doklad podpisem. Na odboru slouží protokol jako doklad pro vyhotovení inventární karty DNHM a DHM v oddělení majetkovém a v účtárně k zaúčtování. Tento postup se dodržuje u dlouhodobého majetku, jehož cena pořízení překročí stanovený cenový práh podle obecně platných právních předpisů.

7.3. Inventární karty DNHM a DHM vyhotovuje formou záznamu do počítače pověřený pracovník (var.: např. majetkového oddělení ÚSC) v jednom vyhotovení při převzetí DNHM a DHM do evidenčního stavu organizace.

Čl. 8

Zásoby

8.1. Postupy při pořízení, evidenci a spotřebě zásob jsou obsahem vnitřní „Směrnice pro hospodaření s majetkem ÚSC” č………..ze dne ………….. viz kap. zásoby.

8.2. Evidence drobného hmotného majetku (krátkodobého) od 0 Kč do 3 000 Kč a drobného nehmotného majetku (krátkodobého) od 0 Kč do 7 000 Kč.

Var.:

Drobný majetek je veden v operativní evidenci majetku v kusech a pořizovacích cenách. Pořízení tohoto majetku se účtuje podle způsobu „B” nebo rovnou do spotřeby na příslušné účty nákladů.

Drobný majetek je veden na Podrozvahových účtech (Viz vnitřní směrnice „Účtový rozvrh ÚSC” č………….ze dne ……… a je inventován v rámci prováděné roční inventarizace podle vnitřní směrnice o inventarizaci č …………..ze dne ……………………….

Čl. 8a

Drobný dlouhodobý majetek

8a.1 Drobný dlouhodobý hmotný majetek v ocenění od 3 000 Kč do 40 000 Kč a drobný dlouhodobý nehmotný majetek v ocenění 7 000 Kč do 60 000 Kč se účtuje na příslušných majetkových účtech 028 a 018. V inventurních soupisech drobného dlouhodobého majetku jsou zaznamenávány skutečnosti podle § 30 odst. 2 ZoÚ v souladu s ustanovením „Směrnice o hospodaření s majetkem organizace“.

8a.2. Drobný dlouhodobý hmotný majetek pod stanovenou hranici (tj. v ocenění nižším než 3 000 Kč) a drobný dlouhodobý nehmotný majetek pod stanovenou hranici v ocenění nižším než 7 000 Kč) je evidován na, v:

Poznámka Var:

a) Podrozvahový účet. V inventurních soupisech drobného dlouhodobého majetku pod stanovenou hranici jsou zaznamenávány skutečnosti podle § 30 odst. 2 ZoÚ v souladu s ustanovením „Směrnice o hospodaření s majetkem organizace“.

b) Pomocných knihách operativní evidence.

Oddíl III

Ostatní výdajové doklady

Čl. 9

Doklady k účtování o mzdách

9.1. Podkladem pro účtování o mzdách včetně příslušenství jsou sestavy zpracované:

  • rekapitulace vyplacených mezd celkem,

  • vyúčtování za výplatní období, tj. měsíc,

  • přehled o výši pojistného a vyplacených dávkách,

  • přehled odvodu na zdravotní pojištění dle pojišťoven,

  • rekapitulace srážek,

  • hromadné příkazy k úhradě,

  • složenky a jejich seznamy.

9.2. Podklady pro výplatu mezd vyhotovuje pověřený pracovník mzdové účtárny ve smyslu ustanovení organizačního řádu. (Viz: organizační řád, - vnitřní směrnice č……. ze dne ……., a organizační schéma, příloha organizačního řádu č…..)

9.3 Podklady pro výplatu mimořádných odměn předkládá

Var.: vedoucí organizace (var.: starosta, tajemník, vedoucí ekonomického odboru) mzdové účtárně ke zpracování.

9.4. Pro zpracování mezd je nutno předkládat veškeré doklady se všemi potřebnými náležitostmi ke zpracování ve mzdové účtárně do 3. dne v běžném měsíci.

9.5. Mzdová účetní zpracuje mzdy a celkovou rekapitulaci do 10. dne v měsíci, provede veškeré odvody finančních prostředků a předá výplatnici k vyplacení do pokladny. Rekapitulaci mezd předá finanční účtárně k proúčtování.

Čl. 10

Doklady při poskytování náhrad výdajů při pracovních cestách

a) Tuzemské pracovní cesty

10.1. Před započetím služební cesty musí mít pracovník vystaven cestovní příkaz.

10.2. Konání tuzemské pracovní cesty povolují a schvalují zaměstnancům předem jejich nadřízení:

Var.:

  • starosta,

  • tajemník,

  • ředitel kanceláře,

  • vedoucí samostatných oddělení,

  • resp. vedoucí odborů,

  • vedoucím odborů ředitel, resp. zástupce ředitele apod.

10.3. Před nástupem pracovní cesty se může zaměstnanci na jeho žádost poskytnout záloha úměrná předpokládané výši cestovních výdajů. Zálohu vyplatí zaměstnanec zmocněný k výkonu pokladní služby (dále jen „pokladník“).

Výplatu zálohy zaznamená pokladník na cestovní příkaz a na výdajový pokladní doklad.

Po ukončení pracovní cesty je zaměstnanec povinen předložit účtárně do deseti pracovních dnů vyúčtování pracovní cesty doložené příslušnými doklady a vrátit nevyúčtovanou část zálohy do pokladny.

10.4. Koncem roku je zaměstnanec povinen předložit vyúčtování a vrátit zálohu nejpozději 3 pracovní dny před posledním pracovním dnem (Var.: případně v termínu dle pokynu účtárny k roční účetní závěrce, vnitřní směrnice „harmonogram roční účetní závěrky” směrnice č…….. ze dne………bod….. ), tak, aby výdaje uskutečněné ze záloh mohly být zahrnuty ještě do výdajů roku, v němž byla cesta vykonána.

10.5. Řádně vyplněné cestovní příkazy se předávají finanční účtárně organizace.

Pověřený zaměstnanec účtárny provede kontrolu věcné a formální správnosti, prověří formální náležitosti neprodleně od převzetí vyúčtování pracovní cesty včetně přiložených dokladů s podpisem vedoucího zaměstnance, oprávněného schvalovat pracovní cestu.

10.6. Poté vyúčtování předá pokladníkovi k zajištění výplaty cestovních náhrad nebo k inkasu nevyúčtované části zálohy.

b) Zahraniční pracovní cesty

10.7. Konání zahraniční pracovní cesty schvaluje:

Var.:

  • starosta,

  • tajemník,

  • ředitel kanceláře ÚSC,

  • vedoucí samostatných oddělení,

  • resp. vedoucí odborů,

  • vedoucím odborů ředitel, resp. zástupce ředitele apod.

10.8. Finanční účtárna (resp. odd. rozpočtu, resp. pokladna) vede ke každé cestě evidenci prostředků v cizí měně, která zahrnuje tyto údaje:

  • druh a částka prostředků vybraných v bance,

  • druh a částka prostředků převzatých zaměstnancem včetně podpisu a data převzetí,

  • vyúčtování zahraniční cesty (formulář).

10.9. Cestovní náhrady se řídí zvláštní vnitřní směrnicí č ……… ze dne …… o „Pracovních cestách a cestovních náhradách”.

Čl. 11

Doklady k ostatním platbám

11.1. Pokyny k ostatním platbám (např. zálohám, splátkám, nájemnému, mimosoudním rehabilitacím) vystavují jmenovaní správci rozpočtu

(Var.: viz vnitřní směrnici „Podpisový řád” č……… ze dne ……… resp. vedoucí příslušných odborů),

formou platebních příkazů. Pokyny předávají ke schválení

(Var.: ekonomickému, finančnímu odboru)

a dále do účtárny, která vystavuje příkaz k úhradě pro peněžní ústav a zabezpečuje proúčtování platby.

11.2. Vyúčtování jednorázové zálohy vyhotovuje pověřený pracovník příslušného odboru ve dvojím vyhotovení a nejpozději do 5 dnů po ukončení akce předá (Var.: Ekonomickému EO, resp. Finančnímu odboru FO) ke kontrole formální správnosti k zaúčtování a archivaci. Doklad musí být podepsán vedoucím příslušného odboru, který odpovídá za čerpání rozpočtových prostředků, a pracovníkem, který zálohu vyúčtovává.

Čl. 12

Doklady k účtování o sociálním fondu

12.1. Tvorbu, používání a hospodaření s fondem FKSP upravuje:

Var.:

- vyhláška č. 114/2002 Sb., o FKSP,

- kolektivní smlouva a její přílohy.

12.2. Oběh účetních dokladů při použití prostředků fondu je shodný s postupem dle Čl. 11 této směrnice s tím, že:

  • účetní doklady ve stanovených případech spolupodepisuje pověřený člen odborové organizace,

  • pověření zaměstnanci odd. rozpočtu a účtárny se řídí ustanovením kolektivní smlouvy.

Čl. 13

Doklady k účtování závodní jídelny (stravenky)

13.1. Hospodaření a účtování v oblasti závodního stravování je upraveno

Var.:

  • Vyhláškou č. 84/2005 Sb., o nákladech na závodní stravování a jejich úhradě v příspěvkových organizacích zřízených územními samosprávnými celky,

  • Vyhláškou MF ČR č. 430/2001 Sb., o nákladech na závodní stravování a jejich úhradě v organizačních složkách státu a státních příspěvkových organizacích,

  • Kolektivní smlouvou,

  • Vnitřním předpisem ÚSC.

13.2. Oběh účetních dokladů v souvislosti s činností závodní jídelny (stravenek) je shodný s postupem dle následujícího bodu této směrnice.

Čl. 14

Doklady k účtování cenin

14.1. Nákup cenin zabezpečuje ze zálohy poskytnuté pokladníkem pověřený zaměstnanec (dále jen „zaměstnanec odd.”) dle potřeb vznikajících při výkonu jednotlivých činností.

14.2. Bezprostředně po nákupu cenin předkládá pokladníkovi doklad k proúčtování.

14.3. Zaměstnanec příslušného odd. vede evidenci pořízených cenin a provádí jejich inventarizaci.

14.4. Účtárna zabezpečí návaznost účtování o zálohách na provozní zálohy, ceniny (stravenky) a účtování o výdajích a příjmech v návaznosti na pokladní doklady.

Oddíl IV

Oběh dokladů – příjmová část

Čl. 15

Vystavené faktury

15.1. Faktury za hmotné

Nahrávám...
Nahrávám...