dnes je 23.9.2020

Input:

Vnitřní kontrolní systém PO

19.2.2020, , Zdroj: Verlag Dashöfer

5.2.11
Vnitřní kontrolní systém PO

Mgr. Pavel Bláha

VNITŘNÍ KONTROLNÍ SYSTÉM PŘÍSPĚVKOVÉ ORGANIZACE

ČÁST PRVNÍ

Úvodní ustanovení

Článek I.

Předmět úpravy

  1. Směrnice k nastavení vnitřního kontrolního systému a výkonu finanční kontroly (dále jen „směrnice“) vychází ze zákona č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole ve veřejné správě a o změně některých zákonů (dále jen „zákon o finanční kontrole“), ve znění pozdějších předpisů, a vyhlášky č. 416/2004 Sb., kterou se provádí zákon o finanční kontrole (dále jen „prováděcí vyhláška“).
  2. Účelem této směrnice je nastavit, v návaznosti na Zřizovací listinu a Organizační řád Příspěvkové organizace (dále jen PO – konkrétně uvést název PO), vnitřní kontrolní systém, který v PO:
    1. vytváří podmínky pro hospodárný, efektivní a účelný výkon státní správy,
    2. je způsobilý včas zjišťovat, vyhodnocovat a minimalizovat provozní, finanční, právní a jiná rizika vznikající v souvislosti s plněním schválených záměrů a cílů PO,
    3. zahrnuje postupy pro včasné podávání informací příslušným úrovním řízení o výskytu závažných nedostatků a o přijímaných a plněných opatřeních k jejich nápravě.

Článek II.

Vymezení pojmů a základní ustanovení

1. Pro účely této směrnice se následujícími pojmy rozumí:

  1. veřejné finance jsou veřejné příjmy a veřejné výdaje,
  2. veřejné prostředky jsou veřejné finance, věci, majetková práva a jiné majetkové hodnoty patřící PO,
  3. finanční hospodaření PO ÚSC (příjmy a výdaje) je upraveno v § 28 zákona č. 250/2000 Sb., o rozpočtových pravidlech územních rozpočtů, ve znění pozdějších předpisů a finanční hospodaření státních PO (příjmy a výdaje) v § 53 zákona č. 218/2000 Sb., o rozpočtových pravidlech a o změně některých souvisejících zákonů (rozpočtová pravidla), ve znění pozdějších předpisů,
  4. správnost finanční a majetkové operace (dále jen “operace“) je její soulad s právními předpisy a dosažení optimálního vztahu mezi její hospodárností, účelností a efektivností,
  5. hospodárnost je takové použití veřejných prostředků k zajištění stanovených úkolů s co nejnižším vynaložením těchto prostředků, a to při dodržení odpovídající kvality plněných úkolů,
  6. efektivnost je takové použití veřejných prostředků, kterým se dosáhne nejvýše možného rozsahu, kvality a přínosu plněných úkolů ve srovnání s objemem prostředků vynaložených na jejich plnění,
  7. účelnost je takové použití veřejných prostředků, které zajistí optimální míru dosažení cílů při plnění stanovených úkolů,

2. Schvalovací postupy v rámci finanční kontroly mohou být prováděny jak v papírové, tak v elektronické podobě. V případě využití elektronických prostředků není vyžadováno použití kvalifikovaného, uznávaného nebo zaručeného elektronického podpisu, vždy však je nutné, aby se jednalo o nezaměnitelný záznam zaměstnance vykonávajícího některý z úkonů finanční kontroly (např. záznam v informačním systému), ke kterému byl řádně pověřen.

3. Předběžná řídící kontrola dle úpravy vyhlášky č. 416/2004 Sb., se neprovádí u majetkových operací, které nemají charakter příjmu nebo výdaje z veřejného rozpočtu (darování nebo bezúplatné převody). Schválení těchto dispozic však musí být provedeno v rámci příslušných schvalovacích aktů a postupů zřizovatele, zřizovací listiny a v rámci příslušných schvalovacích aktů příspěvkové organizace.

Článek III.

Finanční kontrola

1. Hlavními cíli finanční kontroly je prověřovat:

  1. dodržování právních předpisů a opatření vydaných PO, vnitřních organizačních a řídících aktů PO v mezích těchto předpisů při hospodaření s veřejnými prostředky k zajištění stanovených úkolů v působnosti PO.
  2. zajištění ochrany veřejných prostředků proti rizikům, nesrovnalostem nebo jiným nedostatkům způsobeným zejména porušením právních předpisů, nehospodárným, neúčelným a neefektivním nakládáním s veřejnými prostředky nebo trestnou činností,
  3. včasné a spolehlivé informování ředitele nebo vedoucího PO o nakládání s veřejnými prostředky, o prováděných operacích, o jejich průkazném účetním zpracování za účelem plnění rozhodujících úkolů orgánu veřejné správy,
  4. hospodárné, efektivní a účelné využívání veřejných prostředků (dále jen „3E“).

2. Kritéria pro hodnocení hledisek 3E (dále jen „kritéria 3E“) stanoví ředitel nebo vedoucí PO, na základě objektivně zjištěných skutečností a s ohledem na schválený rozpočet PO, pokud nejsou kritéria 3E stanovena právními předpisy.

3. Finanční kontrolu tvoří:

  1. systém finanční kontroly vykonávané kontrolními orgány podle § 7 až § 11 zákona č. 320/2001 Sb. (dále jen „veřejnosprávní kontrola“); systém veřejnosprávní kontroly upravuje samostatný vnitřní řídící akt PO,
  2. systém finanční kontroly vykonávané podle mezinárodních smluv podle § 24 zákona č. 320/2001 Sb.,
  3. vnitřní kontrolní systém v orgánech veřejné správy podle § 25 až 31 zákona č. 320/2001 Sb.

4. Vnitřní kontrolní systém podle odstavce (3) písm. c) zahrnuje:

  1. finanční kontrolu zajišťovanou odpovědnými vedoucími zaměstnanci jako součást vnitřního řízení PO při přípravě operací před jejich schválením, při průběžném sledování uskutečňovaných operací až do jejich konečného vypořádání a vyúčtování a následném prověření vybraných operací v rámci hodnocení dosažených výsledků a správnosti hospodaření (dále jen “řídící kontrola“),
  2. organizačně oddělené a funkčně nezávislé přezkoumávání a vyhodnocování přiměřenosti a účinnosti řídící kontroly, včetně prověřování správnosti vybraných operací (dále jen “interní audit“).

ČÁST DRUHÁ

Řídící kontrola

Hlava I

Předběžná kontrola

Článek I.

Zaměření a zajištění předběžné řídící kontroly

1. Řídící kontrola bude prováděna ve fázích: předběžná, průběžná a následná kontrola.

2. Předběžná řídící kontrola se soustřeďuje na prověření právního, ekonomického, rozpočtového a účetního základu finanční nebo majetkové povahy plánované a připravované operace.

3. Předběžnou řídící kontrolu plánovaných a připravovaných operací zajišťují:

  1. ředitel nebo vedoucí PO nebo vedoucí zaměstnanci pověřeni k nakládání s veřejnými prostředky jako příkazci operací,
  2. pověřený zaměstnanec odpovědný za správu rozpočtu PO jako správce rozpočtu (dále jen „SR“),
  3. pověřený zaměstnanec útvaru ekonomiky PO odpovědný za vedení účetnictví PO jako hlavní účetní (dále jen „HÚ“).

4. Funkce SR je neslučitelná s funkcí příkazce operace.

5. Funkce HÚ je neslučitelná s funkcí příkazce operace.

6. Na návrh příkazce operace může SR v rámci PO stanovit, v rámci kontrolního zajištění finančního krytí předpokládaných operací a s tím souvisejících závazků, jejichž věřitel a výše nejsou předem známy, tzv. limitovaný příslib.

7. Do předběžné řídící kontroly plánovaných a připravovaných operací jsou zařazeni i pracovníci operativní evidence pověření operativní správou jednotlivých položek (podpoložek) rozpočtu, členěných na paragrafy podle platné rozpočtové skladby, které daný útvar obhospodařuje. (Komentář – jde o použitelnou variantu.)

8. Ředitel nebo vedoucí PO v souladu s § 26 zákona č. 320/2001 Sb. v rámci PO písemně pověřuje výkonem funkcí příkazce operace vedoucí zaměstnance PO a výkonem funkce SR a HÚ a zástupce HÚ. V případě nepřítomnosti příslušného zaměstnance pověřeného funkcí příkazce operace (nemoc, dovolená, pracovní cesta) náleží tato pravomoc nadřízenému zaměstnanci ve funkci příkazce operace, popřípadě jinému pověřenému zástupci. V případě nepřítomnosti SR a zástupce HÚ plní jejich funkce pověření zástupci.

9. Pověření k výkonu finanční kontroly vystavuje ve dvou vyhotoveních odpovědný zaměstnanec útvaru ekonomiky PO. Jedno vyhotovení je uloženo na sekretariátu ředitele nebo vedoucího PO, druhé u odpovědného zaměstnance útvaru ekonomiky. Kopie pověření je předána pověřenému zaměstnanci, druhou kopii obdrží úsek personalistiky, vzdělávání a mezd k založení do osobní složky pověřeného zaměstnance. Originály podpisových vzorů pověřených zaměstnanců a podpisových vzorů POE jsou uloženy vedoucího útvaru účetnictví. Určení PO, SR a zástupce HÚ pro jednotlivé okruhy příjmů a výdajů v působnosti PO je uvedeno v příloze č. 1 této směrnice.

Článek II.

Schvalovací postupy v rámci předběžné řídící kontroly

1. Schvalovací postup při předběžné řídící kontrole se provádí:

a. před právním úkonem, kterým vzniká nárok na veřejný příjem a zahrnuje

prověření připravované operace včetně úplnosti podkladů a její schválení v odpovědnosti příkazce operace;

b. po vzniku nároku na veřejný příjem a zahrnuje:

  • prověření operace včetně úplnosti podkladů a její schválení v odpovědnosti příkazce operace včetně vystavení pokynu k plnění veřejných příjmů příkazce operace a jeho předání s příslušnými podklady zástupci HÚ;

  • konečné prověření a odsouhlasení vydaného písemného pokynu v odpovědnosti zástupce HÚ a předání k zajištění výběru konkrétního příjmu ve výši splatného nároku;

c. před právním úkonem, kterým vzniká závazek k veřejnému výdaji a zahrnuje prověření:

  • připravované operace včetně úplnosti podkladů a její schválení v odpovědnosti příkazce operace;

  • podkladů předaných příkazcem operace k připravované operaci a její schválení SR;

d. před uskutečněním veřejných výdajů nebo jiných plnění ke splnění závazků PO a zahrnuje:

  • vydání písemného příkazu k uskutečnění veřejného výdaje nebo jiného plnění příkazce operace a jeho předání zástupci HÚ včetně příslušných podkladů

  • konečné prověření a odsouhlasení vydaného písemného příkazu včetně úplnosti příslušných podkladů v odpovědnosti zástupce HÚ a předání k zajištění platby ve výši splatného závazku.

2. PO zaměří schvalovací postup:

a. u veřejných příjmů před vznikem nároku na prověření:

  • souladu připravované operace se stanovenými úkoly a schválenými záměry a cíli PO,

  • správnosti operace zejména ve vztahu k dodržení právních předpisů, metodických pokynů a vnitřních organizačních a řídících aktů PO,

  • dodržení kritérií stanovených pro hospodárný, efektivní a účelný výkon veřejné správy (kritéria 3E),

  • rizik, která se v průběhu uskutečňování operace mohou vyskytnout a stanovení případných opatření k jejich odstranění nebo zmírnění,

  • doložení připravované operace věcně správnými a úplnými podklady.

b. u veřejných příjmů po vzniku nároku na prověření:

  • správnosti určení dlužníka, výše a splatnosti vzniklého nároku.

Svým podpisem příkazce operace potvrzuje, že zajistil prověření a schválení, dává pokyn k plnění veřejných příjmů a spolu s doklady o nároku předá zástupci HÚ.

c. u veřejných výdajů před vznikem závazku na prověření:

  • nezbytnosti uskutečnění připravované operace pro plnění stanovených úkolů,

  • správnosti operace zejména ve vztahu k dodržení právních předpisů a vnitřních organizačních a řídících aktů PO, kritérií stanovených pro hospodárný, efektivní a účelný výkon veřejné správy, postupu a podmínek stanovených pro zadávání veřejných zakázek,

  • rizik, která se v průběhu uskutečňování operace mohou vyskytnout a stanovení případných opatření k jejich odstranění nebo zmírnění,

  • doložení připravované operace věcně správnými a úplnými podklady.

Svým podpisem příkazce operace potvrzuje oprávněnost, nezbytnost a správnost připravované operace k přípravě závazku a spolu s veškerými podklady předá SR.

d. u veřejných výdajů před vznikem závazku v případě připravovaných veřejných zakázek (tzn. před vyhlášením výběrového řízení t.j. v zásadě schválením Zadávací dokumentace nebo Výzvy k podání nabídek ) na prověření:

  • nezbytnosti připravované operace ke splnění úkolů organizace,

  • správnosti operace zejména ve vztahu k dodržení právních předpisů a vnitřních organizačních a řídících aktů zřizovatele, zřizovací listiny a vnitřních aktů příspěvkové organizace,

  • kritérií stanovených pro hospodárný, efektivní a účelný výkon veřejné správy,

  • soulad operace s postupy a podmínkami stanovenými pro zadávání veřejných zakázek (tzn. zejména správné určení limitu veřejné zakázky, správná volba druhu veřejné zakázky a správný druh výběrového řízení dle Zákona o zadávání veřejných zakázek a soulad Zadávací dokumentace nebo Výzvy k podání nabídek s příslušnými ustanoveními zákona),

  • rizik, která se v průběhu uskutečňování operace mohou vyskytnout – tzn. že v připravované VZ jsou zapracovány mechanismy a ustanovení k odstranění nebo zmírnění rizik,

  • doložení připravované operace (veřejné zakázky připravené k vyhlášení) věcně správnými a úplnými podklady.

V případě, že předběžné schvalování připravovaných výběrových řízení si vyhradil zřizovatel, musí být před vyhlášením výběrového řízení doložen i doklad vyjadřující toto schválení.

Vykonání předběžné řídící kontroly PO se provede na formuláři dle přílohy č. 5 této směrnice.

e. u veřejných zakázek musí být před podpisem smlouvy doložena schvalovací doložka zřizovatele v případech, kdy si schválení vyhradil zřizovatel. Příspěvková organizace dále zajistí kontrolu smlouvy tak, aby podepisovaná smlouva odpovídala zadávacím podmínkám a nabídce vítězného uchazeče,

f. u veřejných výdajů po vzniku závazku na prověření:

  • správnosti určení věřitele, výše a splatnosti vzniklého závazku,

  • souladu výše závazku s individuálním příslibem nebo limitovaným příslibem.

Svým podpisem příkazce operace potvrzuje, že zajistil prověření a schválil plnění veřejného výdaje a spolu s doklady předá zástupci HÚ.

3. SR zaměří schvalovací postup

  • před vznikem závazku na prověření:

    1. rozsahu oprávnění příkazce operace a porovnání jeho podpisu s podpisovým vzorem,
    2. souladu operace se schválenými programy, projekty nebo jinými rozhodnutími o nakládání s veřejnými prostředky,
    3. zda odpovídá pravidlům stanoveným zvláštními právními předpisy (zejména zákona č. 250/2000 Sb., o rozpočtových pravidlech územních rozpočtů, nebo zákona č. 218/2000 Sb., o rozpočtových pravidlech ve znění pozdějších předpisů),
    4. rozpočtových rizik, která se jejím uskutečňováním mohou vyskytnout a opatření k vyloučení těchto rizik.
  • před vznikem závazku v případě připravovaných veřejných zakázek (tzn. před vyhlášením výběrového řízení t.j. v zásadě schválením Zadávací dokumentace nebo Výzvy k podání nabídek ) na prověření:

    1. je výdajová operace schválena PO v rozsahu jeho oprávnění
    2. ověření souladu podpisu PO s podpisovým vzorem,
    3. souladu operace se schválenými programy, projekty nebo jinými rozhodnutími o nakládání s veřejnými prostředky,
    4. zda odpovídá pravidlům stanoveným zvláštními právními předpisy (zejména zákona č. 250/2000 Sb., o rozpočtových pravidlech územních rozpočtů, ve znění pozdějších předpisů),
    5. zda v Zadávací dokumentaci nebo Výzvě k podání nabídek došlo k ošetření rozpočtových rizik, která se jejím uskutečňováním mohou vyskytnout a byla přijata opatření k vyloučení těchto rizik.

Vykonání předběžné řídící kontroly SR se provede na formuláři dle přílohy č. 5 této směrnice

4. Podpis SR na dokladu k přípravě závazku, případně s připojenými písemnými omezujícími podmínkami, je pro účely finančního řízení dokladem o kontrolním zajištění finančního krytí připravovaného závazku v navržené výši a o předpokládaném plnění konkrétnímu věřiteli (dále jen „individuální příslib“).

5. Je-li to účelné k zajištění provozních potřeb vyplývajících z běžné, pravidelné činnosti PO, které je nutné zabezpečovat operativně, příkazce operace může předložit SR návrh na kontrolní zajištění finančního krytí předpokládaných operací a s tím souvisejících závazků, jejichž věřitel a výše není předem známa. Podpis SR na návrhu příkazce operace je pro účely finančního řízení dokladem o kontrolním zajištění finančního krytí předpokládaných závazků ve stanoveném limitu rozpočtových výdajů a určeném období (dále jen „limitovaný příslib“). Překročení limitovaného příslibu je nepřípustné. Příkazce operace i zástupce HÚ vedou průběžnou evidenci naplnění těchto limitovaných příslibů.

6. Zástupce HÚ zaměří schvalovací postup

a. u veřejných příjmů po vzniku nároku na prověření:

  • souladu podpisu příkazce operace v pokynu k plnění veřejných příjmů s podpisem uvedeným v podpisovém vzoru,

  • správnosti určení dlužníka, výše a splatnosti vzniklého nároku s údaji ve vydaném pokynu k plnění,

  • jiné skutečnosti týkající se uskutečnění operace jako účetního případu podle zvláštních právních předpisů pro vedení účetnictví a souvisejících rizik, které se při jejím uskutečňování mohou vyskytnout včetně přijetí případných opatření k jejich vyloučení nebo zmírnění.

Svým podpisem zástupce HÚ potvrzuje, že zajistil prověření a schválil plnění veřejných příjmů a předá pokyn k zajištění výběru konkrétního příjmu ve výši splatného nároku.

b. u veřejných výdajů po vzniku závazku na prověření:

  • souladu podpisu příkazce operace v pokynu k zajištění platby s podpisem uvedeným v podpisovém vzoru,

  • souladu údajů o věřiteli, výši a splatnosti vzniklého závazku ve vydaném pokynu k zajištění platby, kterou je PO povinen zaplatit věřiteli,

  • zda se jedná o operaci s individuálním nebo limitovaným příslibem,

  • souladu pokynu příkazce operace k zajištění platby s limitovaným příslibem pro určené a stanovené období,

  • jiných skutečností týkajících se uskutečnění operace jako účetního případu podle zvláštních právních předpisů pro vedení účetnictví PO a souvisejících rizik, které se při jejím uskutečňování mohou vyskytnout včetně přijetí případných opatření k jejich vyloučení nebo zmírnění.

Svým podpisem na vydaném písemném příkazu zástupce HÚ potvrzuje, že zajistil prověření a schválil plnění veřejného výdaje a tento předá k zajištění platby.

7. V případě shledání nedostatků na připravované operaci, ať již ve schvalovacím postupu SR nebo zástupce HÚ musí být operace pozastavena a písemně vyrozuměn příkazce operace, u operací v rámci limitovaného příslibu musí zástupce HÚ vyrozumět i SR. Vyrozumění musí obsahovat důvody pozastavení připravované operace. Bez odstranění nedostatků nelze příslušnou operaci uskutečnit.

8. Zjistí-li zástupce HÚ při předběžné řídící kontrole, že na připravované operaci nebyla vykonána předběžná kontrola SR, oznámí to podle § 14 odst. 6 vyhlášky č. 416/2004 Sb. písemně řediteli nebo vedoucímu PO, který přijme opatření k prověření této nekontrolované operace a zabezpečení řádného výkonu předběžné řídící kontroly.

9. Výdaje veřejných prostředků nesmí být uskutečněny bez schvalovacích postupů předběžné řídící kontroly.

Hlava II

Průběžná kontrola

Článek I.

Zabezpečení a provádění průběžné řídící kontroly

1. Uvnitř PO vykonávají průběžnou řídící kontrolu na hospodářské operaci zúčastněné organizační útvary. Úkoly průběžné řídící kontroly jsou zapracovány do pracovních postupů jednotlivých pracovišť a jimi zajišťovaných operativních evidencí v návaznosti na evidenci účetní.

2. Průběžnou řídící kontrolu zabezpečují a provádějí vedoucí útvarů zodpovědní za hospodaření s finančními prostředky.

Článek II.

Zaměření průběžné řídící kontroly

Průběžná kontrola se soustřeďuje na prověření:

  1. zda jsou dodržovány stanovené podmínky a postupy při uskutečňování, vypořádávání a vyúčtování schválených operací,
  2. přizpůsobování uskutečňovaných operací při změnách ekonomických, právních, provozních a jiných podmínek novým rizikům,
  3. provádění včasných a přesných zápisů o uskutečňovaných operacích v zavedených evidencích a automatizovaných informačních systémech,
  4. zda je zajištěna včasná příprava stanovených finančních, účetních a jiných výkazů, hlášení a zpráv.

Článek III.

Kontrolní postupy při výkonu průběžné řídící kontroly

Při výkonu průběžné řídící kontroly se uplatňují operační a hodnotící kontrolní postupy.

1. Operačními postupy řídící kontroly zajišťuje příkazce operace, prostřednictvím zaměstnanců pověřených přímým uskutečňováním operací, průběžnou kontrolu úplnosti a přesnosti průběhu těchto operací. Tyto postupy zahrnují i kontrolní techniky při prověřování jejich příslušné dokumentace a sestavování finančních, statistických a jiných výkazů, hlášení a zpráv. Operační postupy zajišťují prověření, zda operace od předání podkladů k realizaci zástupci HÚ až do jejího vypořádání a vyúčtování probíhá v souladu s právními předpisy a opatřeními SR. Není-li výběr veřejných příjmů uskutečněn, nebo je-li uskutečněn v neúplné výši do termínu jeho splatnosti, zástupce HÚ vyrozumí o tom bez zbytečného odkladu příkazce operace k přijetí opatření směřujících ke splnění povinnosti dlužníka. Operační postupy se v rámci průběžné řídící kontroly uskutečňovaných operací uplatňují při:

  1. zajišťování bezhotovostního styku včetně prověřování požadavků na ochranu majetku před neoprávněnými zásahy,
  2. nakládání s peněžními prostředky v hotovosti a ceninami včetně jejich evidence, inventarizace, řešení a vypořádání rozdílů, požadavků ochrany a bezpečnosti majetku při manipulacích, přesunech a úschově,
  3. prověřování souladu výdaje a příjmu zboží nebo poskytovaných a přijímaných služeb, anebo jiných plnění s doklady o závazcích nebo nárocích PO se záznamy v příslušné evidenci,
  4. vyřizování reklamací,
  5. plnění závazků,
  6. správě pohledávek včetně jejich vymáhání,
  7. prověřování stavu, využívání, udržování, způsobu vyřazení a likvidace majetku včetně jeho evidence, úplnosti a průkaznosti záznamů o něm, inventarizace, řešení a vypořádání rozdílů, zajištění podmínek pro využití, uložení a ochranu tohoto majetku v souladu s právními předpisy a opatřeními v mezích těchto předpisů,
  8. zpracování platů včetně daňové agendy, agendy sociálního a zdravotního pojištění a jejich evidence,
  9. zaznamenávání uskutečněných operací v účetnictví,
  10. realizaci opatření přijatých k nápravě zjištěných nedostatků, zejména plnění takových opatření, jejichž cílem je včas odhalovat a znemožňovat uskutečňování nehospodárných, neefektivních a neúčelných operací, které jsou v rozporu s právními předpisy.

2. Hodnotícími postupy řídící kontroly zajišťují SR, příkazce operace a HÚ prostřednictvím pověřených zaměstnanců:

  1. posuzování údajů o uskutečněných operacích, které jsou obsaženy v zavedených informačních systémech, ve stanovených finančních, statistických a jiných výkazech, hlášeních a zprávách,
  2. porovnávání těchto údajů se schválenými rozpočtovými příjmy a rozpočtovými výdaji,
  3. analyzování dosažených výsledků ve vztahu k plnění stanovených úkolů a schválených záměrů a cílů PO a k potřebám jeho hospodaření v dalším období.

3. Příkazce operace si o provedených průběžných řídících kontrolách vedou záznamy. Náležitosti, které musí tento záznam obsahovat, jsou např. určení osob, které provedly tuto kontrolu, časové období jejího provedení, výčet kontrolovaných operací, procento kontrolovaných operací z celkového počtu uskutečněných operací, výsledky kontroly, případně přijatá nápravná opatření a podpis příslušného příkazce operace. Záznamy z průběžných řídících kontrol jsou ukládány v útvaru příkazce operace. Na základě vyžádání jsou záznamy předkládány útvaru interního auditora (vedoucímu útvaru interního auditora či příslušnému internímu auditorovi).

4. Zjistí-li zaměstnanci zajišťující průběžnou řídící kontrolu, že s rozpočtovými prostředky je nakládáno nehospodárně, neefektivně a neúčelně nebo v rozporu s právními předpisy, oznámí písemně své zjištění řediteli nebo vedoucímu PO, a v kopii referátu interního auditora (vedoucímu útvaru interního auditora či příslušnému internímu auditorovi).

Hlava III

Následná kontrola

1. Revizními postupy následné řídící kontroly zajišťují příkazci operace minimálně jedenkrát ročně prostřednictvím pověřených zaměstnanců zkoumání a vyhodnocování správnosti všech údajů u reprezentativního vzorku vybraných operací.

2. Revizními postupy se u vzorku vybraných operací prověří a vyhodnotí skutečnosti rozhodné pro hospodaření s rozpočtovými prostředky při zajišťování stanovených úkolů a schválených záměrů a cílů PO.

3. Zjistí-li zaměstnanci zajišťující následnou řídící kontrolu, že s rozpočtovými prostředky je nakládáno nehospodárně, neefektivně a neúčelně nebo v rozporu s právními předpisy, nebo že nebyla provedena předběžná řídící kontrola, oznámí písemně své zjištění řediteli nebo vedoucímu PO, který přijme opatření k nápravě zjištěných nedostatků a opatření k zabezpečení řádného výkonu předběžné řídící kontroly. Oznámení je v kopii poskytnuto útvaru interního auditora (vedoucímu útvaru interního auditora či příslušnému internímu auditorovi).

4. O provedených následných řídících kontrolách se pořizují obdobné záznamy jako o průběžných řídících kontrolách (viz Hlava II, Článek II, bod (4) této směrnice). Na základě vyžádání jsou záznamy předkládány útvaru interního auditora (vedoucímu útvaru interního auditora či příslušnému internímu auditorovi).

ČÁST TŘETÍ

Interní audit

1. Útvar interního auditora je přímo podřízen řediteli nebo vedoucímu PO.

2. Útvar interního auditora nezávisle a objektivně přezkoumává a vyhodnocuje všechny činnosti PO, hodnotí rizika spojená s řízením a činnostmi PO.

3. Činnost úseku interního auditora upravuje Statut interního auditu PO.


ČÁST ČTVRTÁ

Struktura a rozsah zprávy o výsledcích finančních kontrol

Postup a termíny předkládání zpráv o výsledcích finančních kontrol

Varianta 1

Pokud má příspěvková organizace ÚSC zřízenu službu interního auditu

Pokud má příspěvková organizace ÚSC zřízenu službu interního auditu podává svému zřizovateli v termínu jím určeném Zprávu o výsledcích finančních kontrol ve znění vyhlášky č. 274/2018 Sb. s účinností od 1. 1. 2020 (poprvé zprávu o výsledcích FK za r. 2019).

Roční zpráva o výsledcích finančních kontrol (dále jen “zpráva“) se skládá z:

  • Zhodnocení přiměřenosti a účinnosti zavedeného systému finanční kontroly ve sledovaném kalendářním roce (poprvé za r. 2019). Informace obsahuje stručný popis zavedeného systému finanční kontroly orgánu veřejné správy.

  • Informace o výsledcích veřejnosprávních kontrol vykonaných ve sledovaném kalendářním roce (poprvé za r. 2019) podle části druhé zákona. Informace obsahuje:

  1. počet ukončených veřejnosprávních kontrol, které byly obsažené v plánu kontrol,
  2. počet ukončených veřejnosprávních kontrol, které nebyly obsažené v plánu kontrol,
  3. určení oblastí, ve kterých byly veřejnosprávní kontrolou podle § 7 odst. 2 písm. a), § 8 odst. 1 a § 9 odst. 1 zákona č. 320/2001 Sb. zjištěny nedostatky s významným rizikem pro hospodaření s veřejnými prostředky,
  4. určení oblastí, ve kterých bylo veřejnosprávní kontrolou podle § 7 odst. 2 písm. a), § 8 odst. 1 a § 9 odst. 1 zákona o finanční kontrole zjištěno nejvíc nedostatků,
  5. určení oblastí, ve kterých byly veřejnosprávní kontrolou podle § 7 odst. 2 písm. b) a c), § 8 odst. 2, § 8a a § 9 odst. 2 zákona o finanční kontrole zjištěny nedostatky s významným rizikem pro hospodaření s veřejnými prostředky,
  6. určení oblastí, ve kterých bylo veřejnosprávní kontrolou podle § 7 odst. 2 písm. b) a c), § 8 odst. 2, § 8a a § 9 odst. 2 zákona o finanční kontrole zjištěno nejvíc nedostatků, a
  7. počet zaměstnanců, kterým bylo vydáno pověření k výkonu veřejnosprávní kontroly.
  • Informace o výsledcích interních auditů vykonaných ve sledovaném kalendářním roce (poprvé za r. 2019) podle § 28 zákona o finanční kontrole. Informace obsahuje:

  1. počet ukončených interních auditů, které byly obsažené v ročním plánu interního auditu,
  2. počet ukončených interních auditů, které nebyly obsažené v ročním plánu interního auditu,
  3. určení oblastí, ve kterých byly interním auditem zjištěny nedostatky s významným rizikem pro hospodaření s veřejnými prostředky,
  4. určení oblastí, ve kterých bylo interním auditem zjištěno nejvíc nedostatků,
  5. průměrný roční přepočtený počet zaměstnanců, kteří vykonávali interní audit, vypočtený podle vyhlášky provádějící zákon o zaměstnanosti, a
  6. informaci o externím hodnocení kvality interního auditu, bylo-li provedeno.
  • Přehledu kontrolních zjištění předaných k dalšímu řízení podle kontrolního řádu (zákon č. 255/2012 Sb.) ve sledovaném kalendářním roce (poprvé za r. 2019)., která nebyla zaslána příslušným orgánům (viz zákon č. 250/2000 Sb. o rozpočtových pravidlech ÚSC nebo příslušným Finančním úřadům) jako podezření na porušení rozpočtové kázně. Informace podle obsahuje seznam závažných zjištění v tabulkové formě (viz příloha č. 7).

Za závažné zjištění se považuje:

a) zjištění, na jehož základě kontrolní orgán oznámil podle zvláštního právního předpisu státnímu zástupci nebo policejním orgánům skutečnosti nasvědčující tomu, že byl spáchán trestný čin dle § 8 odst. 1 zákona č. 141/1961 Sb., trestního řádu. Při posouzení skutečnosti nasvědčující tomu, že byl spáchán trestný čin, musí kontrolní orgán vycházet ze zákona č. 40/2009 Sb., trestní zákon. Tento zákon definuje trestný čin v § 13 jako „protiprávní čin, který trestní zákon označuje za trestný a který vykazuje znaky uvedené v takovém zákoně.”

Po předání podezření na spáchání trestného činu policejním orgánům nebo státnímu zástupci má kontrolní orgán povinnost předat ministerstvu financí o podezření na spáchání trestního činu informaci, a to v termínu do 30 dnů.

b) zjištění neoprávněného použití, zadržení, ztráty nebo poškození veřejných prostředků v hodnotě přesahující 300 000 Kč.

  • Za neoprávněného použití veřejných prostředků se dle § 22 odst. 2 zákona č. 250/2000 Sb. považuje jejich použití, kterým byla porušena povinnost stanovená právním předpisem, přímo použitelným předpisem Evropské unie, veřejnoprávní smlouvou nebo při poskytnutí peněžních prostředků podle zvláštního právního předpisu. Pod pojem neoprávněné použití veřejných prostředků lze také zahrnout v souvislosti s kontrolou příspěvkových organizací územních samosprávných celků konání, které nasvědčuje porušení rozpočtové kázně dle § 28 odst. 10 písm. a) až e) rozpočtových pravidel územních rozpočtů.

  • Zadržení veřejných prostředků se dle § 22 odst. 3 rozpočtových pravidel územních rozpočtů dopustí ten subjekt, který zadrží peněžní prostředky porušením povinnosti vrácení poskytnutých prostředků ve stanoveném termínu. Dnem porušení rozpočtové kázně je v tomto případě den následující po dni, v němž marně uplynul termín stanovený pro vrácení poskytnutých prostředků.

V souvislosti s kontrolou příspěvkových organizací územních samosprávných celků lze jako zadržení veřejných prostředků označit neprovedení odvodu ve lhůtě stanovené zřizovatelem podle § 28 odst. 10 písm. f) rozpočtových pravidel územních rozpočtů.

  • Ztráty veřejných prostředků se dopustí kontrolovaná osoba, pokud bez právního důvodu pozbyde dispoziční právo s veřejnými prostředky. Jedná se zejména o situace, kdy kontrolovaná osoba neumí vysvětlit chybějící finanční prostředky. Nelze za ni považovat ztrátu v ekonomickém smyslu, tj. rozdíl mezi výnosy a náklady.

  • Za poškození veřejných prostředků se považuje takové pochybení kontrolovaného subjektu, kterým vznikla škoda, tj. újma, kterou lze vyjádřit v peněžních prostředcích.

Povinnost informovat o závažných zjištěních z vykonaných finančních kontrol má orgán veřejné správy, tak jak je definován v § 2 písm. a) zákona č. 320/2001 Sb., to pro PO ÚSC znamená:

• příspěvková organizace územního samosprávného celku, městské části hlavního města Prahy nebo dobrovolného svazku obcí a

• jiná právnická osoba zřízená k plnění úkolů veřejné správy zvláštním právním předpisem nebo právnická osoba zřízená na základě zvláštního právního předpisu, která hospodaří s veřejnými prostředky.

Kontrolní orgány mají povinnost předávat informace o závažných zjištěních z vykonaných finančních kontrol, které dle § 3 zákona o finanční kontrole tvoří:

  1. veřejnosprávní kontrola (§ 3 odst. 2),
  2. kontrola vykonávaná podle mezinárodních smluv (§ 3 odst. 3) a
  3. vnitřní kontrolní systém (§ 3 odst. 4) – tzn. z řídících kontrol a interních auditů.

Informační povinnost se nevztahuje na závažná zjištění z vykonaných kontrol podle mezinárodních smluv.

Okamžik ukončení finanční kontroly se určí v návaznosti na typ finanční kontroly, který byl proveden.

Veřejnosprávní kontrola je ukončena v souladu s ustanovením § 18 zákona č. 255/2012 Sb.:

• marným uplynutím lhůty pro podání námitek proti kontrolnímu zjištění uvedenému v protokolu o kontrole nebo vzdáním se práva podat námitky,

• dnem doručení vyřízení námitek kontrolované osobě nebo

• dnem, ve kterém byly námitky předány k vyřízení správnímu orgánu.

Ukončení řídicí kontroly není právními předpisy definováno. Informace o závažném zjištění musí být předána v termínu jednoho měsíce od okamžiku, kdy osoba vykonávající řídicí kontrolu oznámila závažné zjištění vedoucímu orgánu veřejné správy.

Obdobně právními předpisy není definováno ukončení interního auditu. Informace o závažném zjištění musí být předána v termínu jednoho měsíce od okamžiku předložení finální auditní zprávy vedoucímu orgánu veřejné správy.

Informaci o závažných zjištěních z vykonaných veřejnosprávních kontrol předává pouze kontrolní orgán (tzn., pokud PO ÚSC vystupuje v roli kontrolního orgánu).

V případě, že kontrolní orgán při výkonu finanční kontroly neidentifikuje závažné zjištění, zřizovateli žádnou informaci nezasílá.

Vzor Zprávy o výsledcích finančních kontrol viz Příloha č. 6

Varianta 2

Pokud nemá příspěvková organizace ÚSC zřízenu službu interního auditu

Pokud nemá příspěvková organizace ÚSC zřízenu službu interního auditu podává svému zřizovateli v termínu jím určeném Seznam závažných zjištění v tabulkové formě (viz příloha č. 7) ve znění vyhlášky č. 274/2018 Sb. s účinností od 1. 1. 2020 (poprvé za r. 2019).

Příloha č. 1

Pověření k výkonu funkce příkazce operace*

Název příspěvkové organizace

Titul, jméno, příjmení zaměstnance, osobní číslo, datum narození


Pověření

Pověřuji Vás tímto v souladu s ustanovením § 25 odst. 1 písm. a) a § 26 odst. 1 písm. a) zákona č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole ve veřejné správě v platném znění, výkonem funkce příkazce operace pro nakládání s veřejnými prostředky. Toto pověření je platné pro operace……………………v rozsahu:.................................

Výkon funkce příkazce operace se řídí ustanoveními § 26 zákona č. 320/2001 Sb., a § 10 až 14 vyhlášky č. 416/2004 Sb., upravující zákon o finanční kontrole ve veřejné správě v platném znění, a dalšími souvisejícími ustanoveními uvedených předpisů.

Pověření nabývá účinnosti dnem:……………………………

V………………..dne …………….

………………………………….

Titul, jméno příjmení a podpis

vedoucího příspěvkové organizace

Jsem si vědom rozsahu povinností a odpovědnosti souvisejících s výkonem funkce příkazce operace. Pověření přijímám.

V ……………… dne ……………...

………………………………….

Titul, jméno příjmení a podpis

pověřeného zaměstnance

* obdobně lze použít i pro správce rozpočtu a hlavní účetní,

* před započetím výkonu musí být doložen aktuální výpis z Rejstříku trestů, nebo vystaveno čestné prohlášení o tom, že nespáchal úmyslný trestný čin, nebo nedbalostní trestný čin majetkové povahy nebo trestný čin