Systém zpracování účetnictví pro PO

5.3.2

Systém zpracování účetnictví pro PO

Jaroslava Svobodová

Počet stran: .................................. Přílohy:.........................................

 NahoruČl. 1
Předmět úpravy

Směrnice upravuje způsoby a postupy zpracování účetních záznamů v účetní jednotce. Příspěvková organizace je povinna vést účetnictví jako soustavu účetních záznamů; přitom může použít technických prostředků, nosičů informací a programového vybavení. Účetním záznamem se rozumí data, která jsou záznamem veškerých skutečností týkajících se vedení účetnictví. Každou skutečnost týkající se vedení účetnictví je příspěvková organizace povinna zaznamenávat výhradně jen účetními záznamy. Účetními záznamy jsou zejména účetní doklady, účetní zápisy, odpisový plán, inventurní soupisy, účtový rozvrh a účetní závěrka.

 NahoruČl. 2
Systém zpracování

2.1 Účetní záznamy jsou zpracovávány s pomocí účetního SW z produkce firmy XXXXX. Dle programové dokumentace vydané firmou jako součást dodávky SW umožňuje:

• sestavení účtového rozvrhu v potřebném členění zahrnující syntetické, analytické a podrozvahové účty v souladu se Směrnicí č..... Účtový rozvrh,

• vytvoření číselníků pro označování účetních dokladů,

• vytvoření číselníků pro označování syntetických účtů účt. tř. 5 a 6 příslušnými středisky (členění na organizační jednotky) a zakázkami (členění podle zdrojů financování jednotlivých činností),

• automatizovaný přepočet cizích měn u vybraných účetních případů za podmínky, že odpovědná osoba zadá příslušné směnné kurzy cizích měn dle Čl. 2 Směrnice č.... Hospodaření, oceňování a účtování o cizích měnách,

• vedení účetních záznamů v samostatných avšak současně vzájemně propojitelných modulech v členění na modul pokladna, modul fakturace s vazbou na systém homebanking, modul účtů v bance,

• vedení účetních knih v rozsahu vymezeném zvláštním právním předpisem¹⁾,

• sestavení účetní závěrky v rozsahu vymezeném zvláštními právními předpisy²⁾.

2.2 Účetní případy jsou zaznamenávány formou technických záznamů dat do jednotlivých modulů osobami odpovědnými za zpracování účetnictví (viz Čl. č... Směrnice č... Organizační řád) bez zbytečného odkladu:

• k okamžiku vzniku účetního případu³⁾ nebo,

• k okamžiku, kdy se o účetní případu odpovědná osoba dozví.

2.3 Účetní záznamy na technické nosiče dat (do paměti počítačů) tj. účetní zápisy jsou prováděny výhradně na základě účetních dokladů (průkazných účetních záznamů) splňujících náležitosti vymezené zvláštním právním předpisem⁴⁾ a Směrnicemi č...... Oběh účetních dokladů a č..... Archivační a skartační řád. Před založením dat do modulů účetního SW musí být veškeré účetní doklady schváleny způsobem podle zvláštního právního předpisu⁵⁾.

----------------------------

¹⁾ § 13 zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů

²⁾ § 18 zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů, zejména § 3 vyhlášky č. 410/2009 Sb., kterou se provádějí některá ustanovení zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů, pro některé vybrané účetní jednotky

³⁾ Český účetní standard č.701 s platností od 1.1. 2010

 NahoruČl. 3
Rozsah vedení účetnictví, používané účetní metody

3.1 Účetní jednotka vede účetnictví v plném rozsahu a to na základě nařízení zřizovatele. Účetní jednotka nevlastní majetek podléhající oceňování podle zvláštního právního předpisu⁶⁾ proto tyto metody oceňování v účetnictví nepoužívá.

3.2 Účetní jednotka používá metody vymezené zvláštním právním předpisem⁷⁾. Vybrané účetní metody jsou upraveny vnitřními předpisy:

• Směrnice č. .... Zásady pro tvorbu dohadných položek,

• Směrnice č. .... Zásady pro tvorbu a čerpání rezerv,

• Směrnice č. .... Zásady pro tvorbu opravných položek,

• Směrnice č. .... Hospodaření, oceňování a účtování o cizích měnách,

• Směrnice č. .... Zásady evidence, oceňování a účtování o zásobách,

• Směrnice č. .... Zásady evidence, oceňování a účtování o drobném dlouhodobém nehmotném a hmotném majetku,

• Směrnice č. .... Odpisový plán.

3.3 Za dodržování metod účtování v celém procesu zpracování účetnictví tj. od vystavení a likvidace účetních dokladů až po provedení účetních zápisů v příslušných modulech účetního SW a vyhotovení účetních knih odpovídají příslušní pracovníci dle odpovědnosti vymezené ve Směrnici č.... Organizační řád.

 NahoruČl. 4
Kniha podrozvahových účtů

Vedení knihy podrozvahových účtů je realizováno s pomocí SW dle Čl. 2, odst. 2.1 této směrnice. Na podrozvahových účtech členěných v souladu se Směrnicí č....Účtový rozvrh účetní jednotka účtuje o skutečnostech, které jsou předmětem účetnictví, avšak nejsou splněny všechny podmínky pro provedení účetního zápisu v hlavní knize, a to jak v průběhu účetního období, tak ke konci rozvahového dne.

V knize podrozvahových účtů se na podrozvahových účtech v účtových skupinách 90 až 99 v souladu s § 47 až 54 vyhlášky č. 410/2009 Sb. účtuje o významných skutečnostech, jejichž znalost je podstatná pro posouzení majetkoprávní situace účetní jednotky a jejích ekonomických zdrojů, které lze využít, nebo jejichž zachycení a zobrazení v účetní závěrce podává jejímu uživateli informaci využitelnou pro jeho rozhodování nebo úsudek.

Zápisy v knize podrozvahových účtů se uskutečňují tak, že se provádí na stranu MÁ DÁTI nebo na stranu DAL podrozvahového účtu, která je stejná jako při předcházejícím nebo následujícím zápisu na příslušný (související) účet v hlavní knize, a to v souladu s ustanovením bodu 6.2. Zápisy na účtu 999 se provádí tak, že strana MÁ DÁTI zajišťuje podvojný zápis na straně DAL jiného podrozvahového účtu, a naopak.

Zjistí-li účetní jednotka, že nejsou již splněny podmínky pro účtování v knize podrozvahových účtů a tato skutečnost zakládá povinnost provedení zápisu v hlavní knize, provádí se zápis v knize podrozvahových účtů a zápis v hlavní knize ve stejný okamžik (například jsou již splněny všechny podmínky pro účtování o pohledávce, a proto zanikají podmínky pro účtování o podmíněné pohledávce). Okamžik zápisů v těchto knihách je také stejný, pokud zanikl důvod pro zachycení určité skutečnosti v hlavní knize, a z toho důvodu je účtováno o snížení určité položky aktiva nebo pasiva, a zároveň byly splněny podmínky pro zápis v knize podrozvahových účtů (například…